Internasjonale bedrifter som ekspanderer til USA står overfor et stadig mer komplekst nett av arbeidsregler, men få er så misforståtte – eller potensielt så kostbare – som forbudslover. Disse «fair chance»-ansettelsesreglene styrer nå når og hvordan arbeidsgivere kan spørre om kriminell bakgrunn, noe som påvirker strategier for talentansettelse i 37 stater og over 150 byer og fylker over hele landet.
For utenlandske arbeidsgivere representerer «ban-the-box»-samsvar både en betydelig juridisk forpliktelse og et uventet konkurransefortrinn. Bedrifter som mestrer disse kravene får tilgang til bredere talentbassenger samtidig som de posisjonerer seg som progressive arbeidsgivere. De som ignorerer dem, står overfor økende straffer, eksponering for rettssaker og tapte muligheter i USAs utviklende arbeidsmarkedslandskap.
Mer enn fire femtedeler av USAs befolkning – over 267 millioner mennesker – bor i en jurisdiksjon med en eller annen form for «ban-the-box»- eller «fair chance»-policy, noe som gjør overholdelse uunngåelig for de fleste internasjonale bedrifter som søker inntreden i det amerikanske markedet.
Forstå Ban-the-Box: Hva internasjonale arbeidsgivere trenger å vite
«Ban the box»-politikken oppsto fra en oppfatning om at arbeidsgivere burde vurdere en jobbkandidats kvalifikasjoner først – uten stigmaet knyttet til en domfellelse eller arrestordre. Begrepet stammer fra avkrysningsboksen på jobbsøknader der kandidater ble spurt om kriminell bakgrunn.
Disse lovene – også kjent som «fair chance»-ansettelsesregler – endrer tradisjonelle ansettelsesfrister fundamentalt ved å:
- Forbud mot spørsmål om kriminell bakgrunn i første jobbsøknader
- Utsette bakgrunnssjekker til senere i ansettelsesprosessen
- Krever individuelle vurderinger når kriminell bakgrunn oppdages
- Påbud om spesifikke varslings- og svarprosedyrer for ugunstige ansettelsesbeslutninger
Sysselsetting er en nøkkelfaktor for å redusere risikoen for gjentakelse. «Ban the Box»-lovene gir personer med straffedommer tilgang til like muligheter, og skaper bredere talentbassenger for arbeidsgivere som er villige til å omfavne rettferdige ansettelsespraksiser.
Føderale krav: Lov om rettferdig sjanse til å konkurrere om jobber
Den føderale regjeringen etablerte rammeverket gjennom Lov om rettferdig sjanse til å konkurrere om jobber fra 2019, som trådte i kraft 20. desember 2021. Fair Chance Act forbyr føderale etater og føderale kontraktører som opptrer på deres vegne å be om at en søker om føderal ansettelse oppgir informasjon om kriminell bakgrunn før etaten gir et betinget ansettelsestilbud til den aktuelle søkeren.
Føderale entreprenørforpliktelser
Fra og med 20. desember 2021 må føderale kontraktører overholde den føderale Fair Chance Act (FCA), som forbyr kontraktører å spørre om en jobbsøkers kriminelle bakgrunn i visse tilfeller i de innledende stadiene av søknadsprosessen.
Loven gjelder for stillinger «relatert til» arbeid under føderale kontrakter, selv om denne definisjonen fortsatt tolkes bredt. Hvordan man skal avgjøre om stillingen skal utføre arbeid «relatert til» arbeid under den føderale kontrakten er uklart. FCA definerer ikke dette. Følgelig har dette kravet resultert i en bred tolkning av stillingene som omfattes.
Viktige unntak:
- Stillinger som krever tilgang til klassifisert informasjon
- Sensitive nasjonale sikkerhetsoppgaver
- Roller i føderale rettshåndhevelse
- Stillinger som militærtekniker med dobbeltstatus
Føderal håndheving
Overholdelse av FCA bør være en prioritet for nåværende og potensielle føderale entreprenører. Det første bruddet på FCA kan føre til en skriftlig advarsel og et krav om å rette opp bruddet, men påfølgende brudd kan ha mer betydelige konsekvenser. For eksempel, i henhold til FCA, kan entreprenøren anses som ikke kvalifisert til å motta fremtidige føderale kontrakter, og myndighetene kan suspendere betaling for arbeid utført på en eksisterende kontrakt inntil entreprenøren viser samsvar.
Implementering på statsnivå for private arbeidsgivere
Femten stater har pålagt private arbeidsgivere å fjerne spørsmål om domfellelseshistorikk fra jobbsøknader – California, Colorado, Connecticut, Hawaii, Illinois, Maine, Maryland, Massachusetts, Minnesota, New Jersey, New Mexico, Oregon, Rhode Island, Vermont og Washington.
California: Den mest komplekse jurisdiksjonen
Californias Fair Chance Act representerer en av de mest omfattende «ban-the-box»-lovene på delstatsnivå. Californias «ban-the-box»-lov gjelder for arbeidsgivere med fem eller flere ansatte og er en av de mest omfattende i landet. Arbeidsgivere har forbud mot å spørre om en kandidats kriminelle bakgrunn før etter at et betinget ansettelsestilbud er gitt.
Utvidelse av Los Angeles fylke (2024): Arbeidsgivere i Los Angeles County med fem eller flere ansatte i ikke-inkorporerte områder av LA County må nå være oppmerksomme på tilleggskrav i henhold til fylkets nye Fair Chance Ordinance for Employers som gjelder fra 28. mars 2024.
Fylkesforskriften krever spesifikk formulering i stillingsutlysninger: En erklæring om at «kvalifiserte søkere med arrestasjons- eller domfellelseshistorikk vil bli vurdert for ansettelse i samsvar med Los Angeles County Fair Chance Ordinance for Employers og California Fair Chance Act».
Krav til samsvar med flere stater
Individualiserte vurderingsstandarder
Når kriminell bakgrunn oppdages etter betingede tilbud, krever de fleste jurisdiksjoner omfattende individuelle vurderinger som vurderer:
- Forseelsens art og alvorlighetsgradDirekte forhold til jobbansvar
- Tid forløptTilstrekkelig tid til rehabilitering og atferdsendring
- JobbrelaterthetEssensiell tilknytning til stillingens oppgaver og forretningsmessige behov
California krever at arbeidsgivere utfører en individuell vurdering og sender et varsel om ugunstig handling før de planlegger å trekke tilbake tilbudet på grunn av kriminell historie.
Varslings- og svarprosedyrer
Krav til forhåndsvarsling varierer betydelig fra jurisdiksjon til jurisdiksjon. Los Angeles County krever at søkere deretter må gis minst ti virkedager til enten (i) å svare på den foreløpige varslingen hvis søkeren varsler arbeidsgiveren om at de bestrider nøyaktigheten av bakgrunnssjekken og tar skritt for å innhente bevis, eller (ii) å legge frem bevis for rehabilitering eller formildende omstendigheter muntlig på et møte mellom søkeren og arbeidsgiveren.
EEOC-veiledning og føderalt rammeverk mot diskriminering
Ocuco Håndhevingsveiledning fra kommisjonen for like muligheter gir kritisk kontekst for internasjonale arbeidsgivere. EEOC håndhever Tittel VII, som forbyr diskriminering i arbeidslivet basert på rase, hudfarge, religion, kjønn eller nasjonal opprinnelse. Det å ha rulleblad er ikke oppført som et beskyttet grunnlag i Tittel VII.
Ulike bekymringer om konsekvens
For eksempel bør ikke arbeidsgivere bruke en policy eller praksis som ekskluderer personer med visse kriminelle rulleblad dersom policyen eller praksisen i betydelig grad setter personer av en bestemt rase, nasjonal opprinnelse eller et annet beskyttet kjennetegn i en dårligere stilling, og ikke nøyaktig forutsier hvem som vil være en ansvarlig, pålitelig eller trygg ansatt.
EEOCs beste praksis for internasjonale arbeidsgivere:
- Behandle søkere med lignende kriminell rulleblad konsekvent
- Hvis du ber søkere om informasjon om kriminell bakgrunn, bør du vurdere å vente til senere i ansettelsesprosessen med å gjøre det.
- Avgjør hvordan søkerens kriminelle bakgrunn er relatert til risikoene og ansvaret knyttet til jobben.
Håndheving og straffer: Finansiell virkelighet for internasjonale selskaper
Straffestruktur i California
Los Angeles County gir fylkets avdeling for forbruker- og næringslivssaker fullmakt til å undersøke og ilegge bøter på 5 10, 20 XNUMX og XNUMX XNUMX dollar for hvert progressivt brudd på disse kravene. Dessuten er private sivile søksmål uttrykkelig tillatt.
Eksempler på håndheving av bedrifter
I 2016, Big Lots og Marshalls betalte betydelige bøter på til sammen 195,000 XNUMX dollar for å ha brutt Buffalos forbudsforskrift ved å inkludere forespørsler om kriminell bakgrunn i jobbsøknadene sine i Buffalo-butikkene sine. Big Lots gikk med på å betale en bot på 100,000 95,000 dollar, mens Marshalls betalte en bot på XNUMX XNUMX dollar.
New York State Attorney General Eric T. Schneidermans etterforskning avdekket at begge forhandlerne hadde distribuert jobbsøknader som foretok undersøkelser om potensielle søkeres kriminelle bakgrunn i Buffalo-butikkene deres. Utover de økonomiske straffene ble begge selskapene enige om å fjerne undersøkelser om kriminell bakgrunn fra søknader til alle butikkene sine i New York State – Big Lots fra 64 butikker og Marshalls fra 75 butikker.
Begge forhandlerne ble også enige om å øke innsatsen for å rekruttere søkere med kriminell bakgrunn ved å samarbeide med en organisasjon som har ekspertise i opplæring av arbeidere som tidligere har vært fengslet. Selskapene ble også pålagt å implementere nye retningslinjer, opplæringskrav og rapporteringskrav til riksadvokatens kontor.
Denne håndhevingstiltaken demonstrerer de kaskaderende samsvarskravene som kan følge av brudd på «forbud mot esker» – det som startet som et lokalt brudd på Buffalo-forordningen resulterte i endringer i regelverket på tvers av 139 kombinerte butikker og pågående regulatorisk tilsyn.
Bransjespesifikke hensyn for internasjonale bedrifter
Føderale entreprenører
Internasjonale selskaper som sikrer seg føderale kontrakter står overfor doble samsvarsforpliktelser under både føderale Fair Chance Act og gjeldende statlige/lokale lover om forbud mot esken.
I henhold til FCA kan ikke føderale arbeidsgivere og kontraktører spørre om arrestasjoner, tiltaler, formelle straffeanklager, straffeutmålinger eller forseglede eller slettede registre på et søknadsskjema eller under intervjuprosessen. Det finnes imidlertid viktige unntak for stillinger som krever tilgang til klassifisert informasjon, nasjonale sikkerhetsoppgaver eller roller innen politimyndigheter.
Finansielle tjenester industri
Finanssektoren opplevde betydelige endringer med Lov om rettferdig ansettelse i bankvirksomhet (FHBA), undertegnet i lov 23. desember 2022. FHBA reviderte paragraf 19 i Federal Deposit Insurance Act betydelig for å redusere ansettelsesbarrierer innen finanssektoren.
Tidligere forbød paragraf 19 personer dømt for straffbare handlinger som involverte uærlighet, tillitsbrudd eller hvitvasking av penger å jobbe ved FDIC-forsikrede institusjoner uten skriftlig samtykke på forhånd. FHBA opprettet flere viktige unntak:
- Eldre lovbruddEnkelte lovbrudd begått for mer enn sju år siden
- UngdomslovbruddLovbrudd begått av personer 21 år eller yngre
- Mindre lovbruddMinimalt lovbrudd med minimale ventetider
- NarkotikabesittelseEnkel besittelse av kontrollerte stoffer
Ettersom straffene for manglende overholdelse er betydelige (inkludert bøter på 1,000,000 19 XNUMX dollar per dag), bør FDIC-forsikrede institusjoner gjennomgå sine retningslinjer og praksiser for å sikre at paragraf XNUMX tas i betraktning når de vurderer kandidatenes domfellelser og programhistorikk.
Helse- og barnehagesektoren
Arbeidsgivere i helsevesenet står overfor et unikt dilemma når det gjelder å balansere «Ban-the-Box»-lover som krever rettferdig ansettelsespraksis med sikkerhetsstandarder som beskytter pasienter og ansatte. Innen helsevesenet byr dette på utfordringer, ettersom roller kan kreve grundige bakgrunnssjekker på grunn av arbeidets sensitive natur.
Mange jurisdiksjoner gir unntak når andre lover krever screening av kriminell bakgrunn. Ban the Box-forskriftene gir også unntak under spesifikke omstendigheter. Ban the Box-lovene gjelder ikke i mange stater hvis en annen lov krever eller tillater deg å spørre kandidater om kriminell bakgrunn. For eksempel krever en rekke statslover at arbeidsgivere spør om straffedommer når de ansetter til stillinger innen helse, barnehage og finans.
Viktige krav til samsvar i helsevesenet:
- Individuelle vurderingerArbeidsgivere må vurdere faktorer som lovbruddets art, dets relevans for jobben og om kandidaten har vist rehabilitering.
- Krav til uønskede tiltakSpesifikke prosedyrer for varsler om uønskede tiltak og ventetider
- Statsspesifikke variasjonerFor eksempel krever Prince George's County en syv dagers ventetid før endelig negativ tiltak.
Beste praksis for internasjonal samsvar
Policyutvikling
Utarbeide en intern policy som beskriver organisasjonens tilnærming til kriminelle rulleblad under ansettelsesprosessen. Policyen din bør identifisere spesifikke lovbrudd som kan indikere at en kandidat ikke er skikket til å utføre jobbkravene, og kreve at ansettelsesledere gjennomfører individuelle vurderinger for hver kandidat.
Konsekvent implementering
Hvis du frivillig innfører en «Ban the Box»-policy, må du anvende den konsekvent. Hvis du spør om søkeres kriminelle bakgrunn senere i ansettelsesprosessen, bør du spørre alle kandidater som vurderes for stillingen. Å bare spørre spesifikke kandidater kan utgjøre diskriminering.
Dokumentasjonskrav
Opprettholde detaljerte registreringer av:
- Individualiserte vurderingsfaktorer og beslutninger
- Tidsfrister for kunngjøringer og kandidatsvar
- Begrunnelser for negative handlinger basert på forretningsmessig nødvendighet
- Opplæring gitt til ansettelsespersonell
Hvordan Foothold America støtter din «Ban-the-Box»-strategi
Hos Foothold America har vi siden 2015 hjulpet internasjonale selskaper med å navigere utfordringene knyttet til ekspansjon i USA. Selv om vi ikke tilbyr juridisk rådgivning, støtter våre omfattende tjenester for ekspansjon i USA din ansettelsesstrategi gjennom effektive prosesser for talentanskaffelse som er kompatible med regelverket.
Vår støtte for utvidelse i USA:
- Eksklusiv Talent Acquisition (ETA)-tjeneste – Vårt dedikerte team for talentrekruttering forstår utfordringene internasjonale selskaper står overfor når de ansetter medarbeidere i USA. Vi håndterer alle tidkrevende rekrutteringsaspekter, fra å utvikle stillingsbeskrivelser og screene CV-er til å gjennomføre første runde-intervjuer og forhandle tilbud.
- Rekrutteringspraksis i samsvar – Vi følger strengt ansettelsesforskriftene til Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) ved å bruke et kompatibelt søkersporingssystem (ATS). Med mangfold som en av våre kjerneverdier, søker vi i flere ressurser etter en rekke kandidater.
- Kulturell brobygging – Vi setter kandidatenes forventninger til å jobbe med internasjonale selskaper og fremhever bedriftens styrker for amerikanske arbeidstakere som ønsker faglig vekst og kanskje er nølende med å jobbe for selskaper utenfor USA.
- Omfattende ansettelsesløsninger – ETA-tjenesten vår er tilgjengelig for våre EOR-, PEO+-, Entity Setup- og PPS-kunder, og integreres sømløst med din valgte ansettelsesstruktur, og gir deg én pålitelig partner for alle HR-behov i USA.
- Ytelsesgaranti – Med vår velprøvde prosess hjelper vi deg med å unngå feil ved ansettelser. I sjeldne tilfeller der den valgte kandidaten ikke fungerer, tilbyr vi en ytelsesgaranti for å erstatte kandidaten med noen som passer bedre.
Din suksess i det amerikanske markedet avhenger av å finne de rette talentene samtidig som du navigerer gjennom komplekse ansettelsesregler. Vår ETA-tjeneste gir betydelig verdi gjennom utvidet tilgang til talenter, kostnader under markedspris (opptil 50 % besparelse på talentanskaffelsesgebyrer) og en seksmåneders betalingsplan som sprer rekrutteringskostnadene over tid.
For juridisk veiledning om spesifikke samsvarskrav i «ban-the-box»-sammenheng, anbefaler vi at du konsulterer med kvalifiserte arbeidsrettsadvokater som spesialiserer seg på lovgivning om rettferdig ansettelse.
Konklusjon: Strategisk samsvar for markedssuksess
Ban-the-box-lover representerer et fundamentalt skifte i amerikansk ansettelsespraksis som internasjonale selskaper ikke har råd til å ignorere. Disse forskriftene påvirker ansettelsesprosesser i de fleste store amerikanske markeder, og skaper både samsvarsforpliktelser og strategiske muligheter for tilgang til ulike talentpooler.
Selskaper som proaktivt omfavner prinsipper for rettferdig ansettelse, posisjonerer seg fordelaktig i konkurransepregede talentmarkeder, samtidig som de viser engasjement for inkluderende ansettelsespraksis. De som behandler «ban-the-box» som ren regeloverholdelse, går glipp av muligheter til å differensiere sine arbeidsgivermerker og få tilgang til motiverte kandidatpooler.
Det regulatoriske landskapet fortsetter å utvikle seg raskt, med flere jurisdiksjoner som implementerer krav gjennom hele 2024 og utover. Internasjonale selskaper som etablerer omfattende «ban-the-box»-rammeverk unngår nå kostbare samsvarsbrudd, samtidig som de bygger bærekraftige konkurransefortrinn innen amerikansk talentanskaffelse.
Klar til å forvandle «ban-the-box»-samsvar fra en regulatorisk utfordring til en konkurransefordel? Kontakt teamet vårt med spesialister på ekspansjon i USA i dag for å oppdage hvordan Foothold America kan støtte din strategi for rettferdig ansettelse og akselerere din suksess i det amerikanske markedet.
Ofte stilte spørsmål om amerikanske forbudslover
Få svar på alle spørsmålene dine og ta det første skrittet mot en amerikansk virksomhetsekspansjon.
I store jurisdiksjoner som New York City, San Francisco og District of Columbia har «ban-the-box»-lovene fundamentalt endret seg når arbeidsgivere kan gjennomføre en sjekk av kriminell bakgrunn. Disse retningslinjene for rettferdig sjanse forbyr å spørre om en søkers kriminelle bakgrunn i de første jobbsøknadene, og krever at arbeidsgivere venter til etter å ha gitt et betinget jobbtilbud før de gjennomfører en kriminell bakgrunnssjekk. Bokskampanjen fjernet avkrysningsboksen for å spørre om kriminell bakgrunn i tidlige ansettelsesfaser. På lokalt nivå har disse jurisdiksjonene implementert noen av de mest omfattende retningslinjene for rettferdig sjanse i landet, noe som sikrer at en jobbkandidats kvalifikasjoner vurderes først uten at stigmaet knyttet til kriminell bakgrunn skaper unødige barrierer for jobbmuligheter både i privat sektor og for offentlige kontraktører.
Lokale lovkrav varierer betydelig, men de fleste jurisdiksjoner krever at arbeidsgivere gir ytterligere informasjon når de tar negative ansettelsesbeslutninger basert på rulleblad. For eksempel krever Los Angeles County spesifikk formulering i stillingsutlysninger som sier at «kvalifiserte søkere med arrestasjons- eller domfellelseshistorikk vil bli vurdert for ansettelse i samsvar med Los Angeles County Fair Chance Ordinance for Employers og California Fair Chance Act.» Når arbeidsgivere oppdager kriminell historie etter et betinget jobbtilbud, må de gjennomføre individuelle vurderinger og gi varsler om negative tiltak før avgjørelsen. Disse varslene må inneholde spesifikk informasjon om den kriminelle historien som ligger til grunn for avgjørelsen, overholde kravene i Fair Credit Reporting Act og gi søkere tid til å svare med formildende omstendigheter eller rehabiliteringsbevis.
Offentlige kontraktører står overfor doble samsvarsforpliktelser i henhold til både føderale retningslinjer for fair chance og gjeldende statlige/lokale lover om forbud mot ulovlige vilkår. Den føderale Fair Chance Act forbyr offentlige kontraktører å spørre om en søkers kriminelle bakgrunn før de gir et betinget jobbtilbud for stillinger relatert til føderalt kontraktsarbeid. Det finnes imidlertid unntak for stillinger som krever tilgang til klassifisert informasjon, nasjonale sikkerhetsoppgaver eller roller innen politimyndigheter. Kontraktører må være spesielt forsiktige fordi brudd kan føre til suspensjon av kontrakter, tilbakeholdelse av betalinger og manglende kvalifisering for fremtidige føderale kontrakter. Definisjonen av stillinger «relatert til» føderalt kontraktsarbeid forblir bredt tolket, noe som betyr at kontraktører ofte anvender disse kravene mer omfattende enn først antatt for å unngå samsvarsrisiko.
Ja, det er betydelig bekymring rundt rasediskriminering når man bruker bakgrunnssjekker, og det er derfor retningslinjer for rettferdig sjanse har fått momentum de siste årene. Equal Employment Opportunity Commission har funnet ut at retningslinjer som ekskluderer personer med rulleblad kan ha en høyere grad av ulik innvirkning på beskyttede klasser, spesielt når det rammer raseminoriteter uforholdsmessig mye. Dette kan utgjøre indirekte rasediskriminering selv når det ikke er bevisst diskriminerende. Arbeidsgivere må sørge for at retningslinjene deres for rulleblad ikke skaper urimelige barrierer for beskyttede grupper, og bør behandle søkere med lignende rulleblad konsekvent. Kravet om individualisert vurdering hjelper arbeidsgivere med å vurdere hver sak rettferdig, samtidig som de vurderer faktorer som lovbruddets art, tid som har gått og jobbrelaterthet for å unngå diskriminerende praksis.
Ved å implementere retningslinjer for rettferdig sjanse på en strategisk måte, får arbeidsgivere tilgang til bredere talentpooler, samtidig som de opprettholder samsvar på tvers av jurisdiksjoner. I de senere år har flere selskaper frivillig tatt i bruk disse praksisene, selv der de ikke er lovpålagt, i erkjennelsen av at fjerning av unødige barrierer åpner for tilgang til motiverte kandidater. Viktige implementeringstrinn inkluderer oppdatering av jobbsøknader for å fjerne spørsmål om kriminell bakgrunn, opplæring av ansettelsesansvarlige i individualiserte vurderingsprosedyrer og samsvar med lokale lovkrav i hver operative jurisdiksjon. Selskaper som Foothold America hjelper internasjonale bedrifter med å navigere i disse komplekse kravene gjennom kompatible rekrutteringspraksiser som strengt overholder retningslinjene i Equal Employment Opportunity Commission. Privat sektor ser i økende grad på rettferdig sjanse-ansettelser som både en nødvendighet for samsvar og et konkurransefortrinn, ettersom det demonstrerer forpliktelse til inkluderende sysselsetting samtidig som det utvider talentpoolene i stramme arbeidsmarkeder.
TA KONTAKT
Kontakt oss
Fyll ut skjemaet nedenfor, og en av våre amerikanske ekspansjonseksperter vil komme tilbake til deg snart for å bestille et møte med deg. Under samtalen vil vi diskutere forretningsbehovene dine, lede deg gjennom tjenestene våre mer detaljert og svare på eventuelle spørsmål du måtte ha.
