Skiftet til å jobbe i et avsidesliggende eller fleksibelt miljø skjedde sakte... og så alt på en gang i 2020. Og her er vi, 3 år senere, fortsatt med å håndtere konsekvensene, både de gode og de dårlige, og lære å navigere i disse nye arbeidstrendene. Med mange selskaper over hele verden som lover å aldri komme tilbake til kontoret, er fokuset på å optimalisere arbeidsopplevelsen hjemmefra for ansatte viktig.
Mens fordelene med fjernarbeid er enorme, krever det å skape en sunn bedriftskultur seriøst engasjement fra ledelsen/ledelsen i teamet ditt. Eksterne team krever mer struktur, bedre kommunikasjon og et høyt nivå av proaktiv åpenhet fra ledelsen og ledelsen.
I denne artikkelen skal vi grave i praktiske måter å bygge og utvikle en positiv bedriftskultur i ethvert eksternt team.
Hvorfor er bedriftskultur så viktig?
Bedriftskultur er ekstremt viktig for enhver virksomhet, siden den påvirker hvordan dine ansatte og kunder oppfatter deg – noe som senere påvirker den generelle suksessen til virksomheten din.
Bedriftskultur handler ikke bare om laglunsjer og bordtennisbord. Det skal mer til for å fremme (og pleie) forbindelsen mellom en bedrift og dens ansatte. Det krever åpen kommunikasjon, oppmerksomhet, intensjon og en proaktiv tilnærming for at ansatte skal jobbe sammen.
Nå, i et tradisjonelt arbeidsmiljø som arbeidskontorer, kan bedriftskulturen ofte utvikle seg organisk gjennom teamaktiviteter, samarbeid og andre daglige opplevelser. Tiden teamene bruker sammen gir dem en følelse av hensikt og tilhørighet.
Men selv om det å bygge en ekstern teamkultur også kan skje organisk, krever det en mer proaktiv innsats for å danne og forme, med tanke på at eksterne og hybride team er fysisk distansert. Når du bygger et eksternt eller hybrid team, må du revurdere alle prosessene dine, inkludert rekruttering, onboarding, ytelsesvurderinger, samarbeid, verktøy og mer. Det er derfor en gjennomtenkt, strategisk innsats for å utvikle en sterk bedriftskultur mens du jobber eksternt er ekstremt viktig.
Alt tatt i betraktning, hvordan sikrer du en sunn bedriftskultur?
I hovedsak handler det om å skape et virtuelt miljø hvor de ansatte føler seg trygge og verdsatt, teammedlemmer støtter medarbeidere, omfavner selskapets oppdrag og engasjerer seg fullt ut i arbeidet sitt.
Nedenfor kan du lese mer om fem effektive tips for å forbedre din eksterne bedriftskultur.
Be om tilbakemelding fra ansatte
Hvordan kan du fremme en kultur med ærlig kommunikasjon og pålitelig forbindelse når du er fysisk atskilt fra teamet ditt?
Tilbakemelding.
Den beste måten å få innsikt i den eksterne bedriftskulturen på er å gå direkte til kilden – de ansatte.
Hvordan går det med eksterne teammedlemmer? Føler de seg produktive? Føler de seg fornøyde? De kan ha det bra, eller de kan føle seg isolerte og trenger ekstra støtte. Det er bare én måte å finne det ut på!
Nøkkelen til suksess i å bygge enhver bedriftskultur er å samle tilbakemeldinger fra ansatte. Og det er enda mer kritisk i eksterne organisasjoner siden du ikke er i stand til å få tilbakemelding fra de tilfeldige vanndispensersamtalene fra teamet ditt.
Tilbakemelding i en ekstern setting betyr ofte å takle tøffe samtaler som fører til mer produktive teamrelasjoner, større tillit til ledelsen og selskapet, og mer tillit til arbeidet ditt.
Å stille eksterne ansatte spørsmål om hva de verdsetter og hvordan de ønsker å se kulturen din utvikle seg, kan være ekstremt opplysende.
Men en god tilbakemeldingskultur skjer ikke bare – den må være utformet med vilje.
Rapporten om tilstanden til fjernarbeid fant at fjernansatte sliter mest med de fire følgende faktorene.
- Koble fra etter jobb
- Ensomhet hele dagen
- Samarbeide med andre teammedlemmer
- Kommunikasjon.
Disse faktorene kan også spille inn for mange medlemmer av det eksterne teamet ditt. Det er viktig at du bestemmer lagets største problemer, slik at du kan tilby støtte.
Den enkleste og mest tidseffektive måten å gjøre det på er å sette opp og sende ut spørreundersøkelser (inkludert gjentakende) og gjøre spørreundersøkelsesdata om til innsikt i din eksterne bedriftskultur. Den riktige plattformen kan gjøre det harde arbeidet for deg samtidig som du bevarer de ansattes anonymitet og beskytter bedriftens data.
Spørsmål å stille eksterne ansatte
- Jeg føler meg godt informert om selskapets misjon, visjon og mål.
- Ledelsen i [bedriften din] kommuniserer med alle som jobber eksternt.
- Jeg føler at [bedriften din] tilbyr den rette verktøystakken for å muliggjøre eksternt samarbeid.
- Jeg føler meg inkludert i bedriftens beslutninger.
- Jeg føler meg knyttet til andre teammedlemmer
- Jeg føler meg knyttet til andre team i selskapet.
- Jeg er fornøyd med kommunikasjonsprosessene hos [din bedrift].
- Jeg er i stand til å strukturere dagen min effektivt mens jeg jobber eksternt.
- Jeg synes det er lett å fokusere og motstå distraksjon mens jeg jobber eksternt.
- Jeg føler meg produktiv mens jeg jobber eksternt.
- Å jobbe eksternt påvirker ikke arbeidsmoralen min negativt.
- Mitt forventede resultat og ansvar er klart for meg.
- Jeg har nok tid til å fokusere på læring og karriereutvikling i løpet av min typiske arbeidsuke.
- Ledelsen ved [bedrift] har vist at ansattes helse og trivsel prioriteres.
- Fjernarbeid påvirker ikke min psykiske helse negativt.
- Jeg er i stand til å opprettholde en god balanse mellom jobb og privatliv mens jeg jobber eksternt.
- Jeg føler meg støttet i å tilpasse timeplanen min etter behov i henhold til omsorg og annet personlig ansvar.
Kommuniser, kommuniser, kommuniser!
Din eksterne teamkultur vil streve eller slite, avhengig av kommunikasjon. Få feil kommunikasjon, og du vil oppdage at kulturen din rett og slett ikke holder seg.
Planlegg ukentlige teammøter hvis mulig. Dekk det teamet jobber med, gi detaljer om eventuelle beslutninger som kan påvirke teamet og sørg for at du gjentar ønsket om tilbakemelding og åpen kommunikasjon. Å ha disse vanlige møtene vil hjelpe teammedlemmene til å knytte bånd, dele nyheter samtidig som det oppmuntrer til motivasjon blant hele teamet ditt.
Det anbefales også å holde møtene dine ved hjelp av videokonferanser. Dette gjør at teammedlemmene dine kan bli kjent med hverandre, se hverandres reaksjoner og ansiktsuttrykk. Eksperter tror på alltid å ha kameraet på, da de antyder at kroppsspråk hjelper effektiv kommunikasjon ettersom folk naturlig observerer kroppsspråk nesten like mye som de lytter til hva andre sier.
En annen ting ekspertene anbefaler, er å sørge for at man setter forventningene til hvilke kommunikasjonskanaler som skal brukes til enkelte typer tema. For eksempel kan det hende du vil at juridisk og/eller noe "seriøs" dokumentasjon skal kommuniseres via e-post eller skyfilserveren din, mens tilfeldige diskusjoner eller team-huddles kan gjøres via Teams eller Slack.
For best resultat, gi en kommunikasjonsveiledning som skisserer:
- Foretrukne kanaler
- Passende tone
- Forventet responstid
- Kontaktinformasjon og instruksjoner for hvem du kan kontakte i visse situasjoner
De fleste kommunikasjonsverktøy som eksterne selskaper pleier å bruke kan stå åpne hele dagen, enten som en skrivebordsapp eller nettleserfane, med mulighet for å ha varslene dine på. Noe så enkelt som å holde en app åpen vil holde døren åpen for kommunikasjon mellom teamet og i hovedsak bidra til å skape en mer sammenhengende og samarbeidende arbeidsplass.
Omfavn fleksible arbeidsordninger
En del av lokket med å jobbe eksternt kommer fra friheten til å jobbe hvor som helst i verden, uansett hvilke timer som passer. De fleste eksterne ansatte har friheten til å gjøre ærend, hente barna sine på skolen, ta seg av gjøremål mellom møtene, eller kan logge på på deres foretrukne tidspunkt. Når du driver et eksternt selskap, er arbeidstidene ofte ikke avhengige av timene et kontorbygg er åpent, noe som gjør at ansatte kan designe både den ideelle arbeidsdagen og det ideelle arbeidsmiljøet.
Men "fleksibelt" eller "eksternt" arbeid kan bety forskjellige ting for forskjellige mennesker - forventes det at dine ansatte er online et visst antall timer hver dag? Må de reise til hovedkvarteret med jevne mellomrom? Det er viktig at du effektivt kommuniserer til dine ansatte hva fleksibelt/fjernarbeid betyr for organisasjonen din.
I stedet for å håndheve strenge regler, prøv å lage og distribuere en policy for arbeid hjemmefra som skisserer retningslinjer. Denne tilnærmingen vil gi eksterne ansatte følelsen av struktur og frihet, ved å fastsette lover og samtidig tillate dem å forbedre balansen mellom arbeid og privatliv.
Eksperter på fjernarbeid mener at hvis du belønner dine ansatte med sjenerøse fleksible arbeidsforhold, skjer det tre store ting.
- Dine ansatte brenner ikke ut
- Dine ansatte gjør sitt beste
- Dine ansatte trives med å jobbe i bedriften din
Start nye ansettelser med et solid onboarding-program
Å gjøre et godt førsteinntrykk er avgjørende. Når du starter sterkt med et solid onboarding-program, utstyrer du de nye ansatte med de riktige verktøyene for reisen videre.
En godt planlagt introduksjonsprosess gir de nye ansatte tillit til selskapet og tillit til deres egen evne til å prestere. Nedenfor finner du noen eksempler på hva onboarding-programmet ditt bør inneholde.
- IT-oppsett, inkludert e-post, brukernavn, passord og tilgang til nødvendige programmer.
- Utfylling av nødvendig HR-dokumentasjon
- Virtuell omvisning i selskapet, programvaredemonstrasjon, plassering av viktige ressurser og navigering av interne plattformer
- Uttalelse av selskapets misjon, verdier og mål
- Oversikt over treningsprogram, inkludert forventninger til de første ukene med arbeid
- Opplæring for ethvert umiddelbar ansvar
- Sammendrag av medarbeiderhåndboken, selskapets regler og retningslinjer, jobbansvar
- Kortfattede, organiserte og lett tilgjengelige guider og tilleggsressurser
- Videosamtaler med umiddelbare teammedlemmer
- Introduksjon til resten av teamet
Ekstra detaljer som å sende en velkomstpakke, organisere isbryteraktiviteter, starte en velkomsttråd på en medarbeiderkanal, lage e-postsignaturer og legge til nye ansatte på nettsiden kan også skape et varig positivt inntrykk.
Uansett hvilken metode du bruker for å annonsere dine nye ansatte, prøv å sikre at andre lagkamerater reagerer med vennlighet og oppmuntring. Fjernarbeid kan være ensomt, men en varm velkomst kan sette tonen for deres nye opplevelse.
Gi dine ansatte de riktige verktøyene for å lykkes
Å jobbe effektivt i et eksternt miljø betyr at hvert eneste medlem av teamet må ha tilgang til det samme settet med verktøy og teknologi som gjør arbeid, samarbeid og kommunikasjon så enkelt som mulig.
Enten det betyr å bytte til programvare som Google Docs for å gjøre copywriting mulig sammen, eller sikre at alle vet hvordan de skal bruke ulike Teams-funksjoner, eller investere i prosjektstyringsverktøy som Monday.com for å holde ting organisert...
Det er ekstremt viktig å sikre at de ansatte har et komfortabelt og effektivt arbeidsoppsett uansett hvor i verden de jobber. Mange selskaper over hele verden gir sine eksterne ansatte et budsjett for et kontoroppsett, inkludert muligheten til å gi dem et nytt skrivebord, bærbar PC, headset eller en komfortabel stol!
En organisasjon der alle ansatte får det riktige settet med verktøy de trenger for å gjøre jobben sin samtidig som de bidrar til selskapets mål, og kobler til medarbeidere, ledere og ledere er en med en sunn bedriftskultur.
Innpakning opp
Bevæpnet med denne nye kunnskapen, sammen med tipsene og lenkene vi har inkludert gjennom denne artikkelen, håper vi at du føler deg mer selvsikker når du oppretter en produktiv og lønnsom virksomhet med et eksternt team av ansatte.
Foothold America ønsker deg alt godt når du skaper og vokser en positiv bedriftskultur med ditt eksterne team!
