Som en utenlandsk bedrift som opererer i USA, innebærer overholdelse av årsslutt å navigere i en rekke føderale og statlige krav på tvers av skatte-, ansettelses-, selskaps- og regulatoriske områder. Denne sjekklisten gir viktig veiledning som hjelper deg med å avslutte året på riktig måte og forberede deg på det kommende året.
Bruk denne sjekklisten for å sikre at du oppfyller alle viktige forpliktelser ved årsslutt og unngår straffer. Hver seksjon inneholder viktige tiltakspunkter, offentlige ressurser og relevante skjemaer.
1. Skattearkiveringskrav
Amerikanske skatteforpliktelser for utenlandsk eide selskaper inkluderer føderal, statlig og internasjonal skatteoverholdelse. Utenlandske selskaper må forstå sine amerikanske skatteforpliktelser enten de opererer gjennom et datterselskap, en filial eller en annen struktur.
- Lever inn selskapsskattemelding (Skjema 1120 for C-Corps har forfall 15. april, skjema 1120-F for utenlandske selskaper med amerikansk inntekt)
Ressurs: IRS-skjema 1120 | IRS-skjema 1120-F
- Gjennomgå dokumentasjonen for internprising for transaksjoner med nærstående parter mellom et amerikansk datterselskap og et utenlandsk morselskap
Ressurs: Veiledning for overføringspriser for skattemyndighetene
- Send inn skjema 5472 hvis du har et utenlandsk eierskap på over 25 % (rapporterer transaksjoner mellom nærstående parter og utenlandske eiere)
Ressurs: IRS-skjema 5472
- Gjennomgå fordeler med skatteavtalen hvis aktuelt mellom USA og hjemlandet ditt for å minimere kildeskatt
Ressurs: IRS-skatteavtaler
- Bekreft statlig skatteforbindelse og innleveringskrav i alle stater der du har virksomhet, ansatte eller betydelig salg
Trenger du hjelp? Foothold America skattesamsvarstjenester
Fristvarsel: Skjema 1120 forfaller 15. april; skjema 5472 forfaller sammen med skattemeldingen (manglende innlevering = gebyr på 25 000 dollar)
2. Årsavslutningsbehandling av lønn
Riktig lønnsbehandling ved årsslutt er avgjørende for ansattes skatterapportering og overholdelse av IRS og statlige krav. Utenlandske arbeidsgivere må oppfylle de samme forpliktelsene som innenlandske selskaper.
- Bekreft nøyaktigheten av informasjonen til de ansatte inkludert navn, personnummer og adresser for alle W-2- og 1099-skjemaer
- Klargjør og distribuer W-2-skjemaer innen 31. januar til ansatte og sende inn kopi A til trygdeetaten
Ressurs: Instruksjoner for innlevering av SSA W-2 | IRS-skjema W-2
- Utsted 1099-NEC-skjemaer til entreprenører som mottok $600+ i løpet av året (forfaller 31. januar for ikke-ansattkompensasjon)
Ressurs: IRS-skjema 1099-NEC
- Avstemme kvartalsvise skjema 941-innleveringer (Arbeidsgivers kvartalsvise føderale skattemelding) og sørg for at alle FICA-innskudd ble gjort riktig
Ressurs: IRS-skjema 941
- Send inn årlig skjema 940 for arbeidsledighetsskatt (forfaller 31. januar dersom all FUTA-skatt ble innbetalt i tide)
Ressurs: IRS-skjema 940
- Fullfør statlige selvangivelser for arbeidsledighetsskatt og lønnsrapporter for hver stat der du har ansatte
Trenger hjelp? Foothold America Lønnstjenester
Fristvarsel: W-2- og 1099-NEC-skjemaer må gis til mottakerne OG sendes inn til IRS innen 31. januar
3. Overholdelse av arbeidsrett
Utenlandske arbeidsgivere i USA må overholde føderale og statlige arbeidslover. Årsslutt er avgjørende for å gjennomgå retningslinjer og sikre full overholdelse av endrede forskrifter.
- Bekreft samsvar med I-9 for alle ansatte og gjennomføre internrevisjon for å identifisere eventuelle mangler (utenlandske arbeidsgivere er underlagt de samme I-9-kravene)
Ressurs: USCIS I-9 Central | Form I-9
- Gjennomgang av fritatte kontra ikke-fritatte klassifiseringer for å sikre riktig overtidsbetaling i henhold til Fair Labor Standards Act (FLSA)
Ressurs: DOL Lønns- og timeavdeling
- Oppdater nødvendige plakater på arbeidsplassen (kunngjøringer om arbeidsrett i henhold til føderale og statlige lover må vises tydelig)
Ressurs: DOL-påkrevde plakater
- Sjekk økninger i minstelønn i staten gjeldende fra 1. januar i mange stater og justere lønnssystemene deretter
- Gjennomgå og oppdatere ansatthåndboken for å gjenspeile endringer i føderale eller statlige arbeidslover
Trenger hjelp? Foothold America HR-samsvar
Pro Tip: Mange stater øker minstelønnen 1. januar – gjennomgå kravene og juster dem før årets slutt.
4. Selskapets årsrapporter og statlige innleveringer
Utenlandsk eide amerikanske enheter må sende inn årsrapporter til stiftelsesstaten og alle stater der de er registrert som utenlandske enheter. Unnlatelse av å sende inn rapporter kan føre til administrativ oppløsning og tap av god anseelse.
- Levere årsrapporter i stiftelsestaten (frister varierer – noen stater bruker kalenderårsslutt, andre bruker jubileum for stiftelse)
- Arkiver i alle stater registrert som utenlandsk enhet (stater der du opererer, men ikke har stiftet et selskap)
Ressurser for statlig innlevering: Delaware Division of Corporation | California SOS
- Betal franchiseavgifter og fornyelsesgebyrer å opprettholde et godt omdømme (avgjørende for bankforhold og kontrakter)
- Oppdater informasjon om registrert agent hvis det har vært noen endringer i adresser eller agenttjenester
- Oppretthold bedriftsregistre inkludert styreprotokoller som dokumenterer viktige beslutninger og eierskifter
Trenger hjelp? Foothold America Entity Management
Fristvarsel: Fristene for innlevering av årsrapporter varierer fra stat til stat – Delaware er 1. mars, California er spesifikk for stiftelsesdatoen.
5. Avstemming av merverdiavgift
Overholdelse av merverdiavgift er spesielt komplisert for utenlandske bedrifter, ettersom USA ikke har føderal merverdiavgift. Hver stat har sitt eget system for merverdiavgift, og regler for økonomisk tilknytning betyr at utenlandske selskaper kan utløse forpliktelser uten fysisk tilstedeværelse.
- Avstemme innkrevd merverdiavgift med betalte beløp i hver stat der du er registrert og krever inn skatt
- Gjennomgå terskler for økonomisk tilknytning (vanligvis 100 000 dollar i salg eller 200 transaksjoner) for å identifisere nye statlige forpliktelser
Ressurs: Strømlinjeformet styringsråd for omsetningsavgift
- Lever inn endelige selvangivelser for omsetningsavgift for året og sørg for at alle kvartalsvise eller månedlige rapporter er oppdaterte
- Adresse nexus-spørreskjemaer fra stater angående dine forretningsaktiviteter og salgsvolumer
- Planlegg for nye statlige registreringer hvis du overskrider terskler for økonomisk tilknytning i flere stater neste år
Pro Tip: Vurder programvare for automatisering av salgsavgift (Avalara, TaxJar) for å håndtere kompleks samsvarskontroll i flere stater.
6. Samsvar med immigrasjonsreglene for utenlandske arbeidere
Utenlandske bedrifter bringer vanligvis nøkkelpersonell til USA på arbeidsvisum. Det er avgjørende å opprettholde samsvar med immigrasjonsreglene, da brudd kan føre til avslag på fremtidige søknader og potensielle straffer.
- Gjennomgå utløpsdatoer for visum for alle utenlandske arbeidere og starte fornyelsesprosesser 6+ måneder før utløp
Ressurs: USCIS-saksstatus
- Spor dager i USA for skatteopphold (183+ dager under vesentlig tilstedeværelsestest kan utløse skatteopphold i USA for utenlandske statsborgere)
Ressurs: IRS-test for vesentlig tilstedeværelse
- Vedlikehold I-9-skjemaer riktig inkludert reverifisering når arbeidstillatelsen utløper (kritisk for utenlandske statsborgere)
- Planlegg H-1B visumsøknader for neste regnskapsår (registreringsperioden åpner vanligvis 1. mars for lotteriet 1. april)
Ressurs: USCIS H-1B-informasjon
- Gjennomgå samsvar med visumkravene for L-1 og E2 sørge for at overførte ansatte oppfyller rollekravene og at investorer aktivt styrer virksomheten
Trenger hjelp? Foothold America Immigration Support
Fristvarsel: Begynn visumfornyelser 6+ måneder før utløpsdatoen for å unngå hull i arbeidstillatelsen
7. Finansiell rapportering og regnskap
Utenlandske virksomheter må føre korrekte regnskaper og registre i henhold til amerikanske GAAP-standarder, spesielt hvis de konsolideres inn i utenlandske morselskaper. Dokumentasjon av internprising er avgjørende for transaksjoner med nærstående parter.
- Avslutt regnskap for regnskapsåret sørge for at alle transaksjoner registreres korrekt i henhold til US GAAP-prinsippene
- Avstemme konserninterne kontoer med utenlandsk morselskap og dokumentere alle transaksjoner med nærstående parter
- Utarbeid dokumentasjon for internprising for alle transaksjoner mellom selskaper (administrasjonsgebyrer, royalties, kostnadsfordelinger)
Ressurs: OECDs retningslinjer for internprising
- Gjennomgå valutatransaksjoner og registrere gevinster/tap fra valutakursendringer
- Utarbeide regnskap (balanse, resultatregnskap, kontantstrøm) for skatteforberedelser og konsolidering av morselskapet
- Dokumentavskrivninger og amortiseringer i henhold til både amerikanske skatteregler og GAAP-krav
Pro Tip: Utenlandske morselskaper trenger ofte amerikanske datterselskapers regnskapsrapporter i forskjellige formater – koordiner kravene tidlig
8. Bankvirksomhet og treasury management
Utenlandske virksomheter må overholde amerikanske bankforskrifter og rapporteringskrav, inkludert FBAR-innleveringer hvis utenlandske kontoer overstiger terskler. Internasjonale pengeoverføringer krever riktig dokumentasjon.
- Send inn FBAR (FinCEN-skjema 114) om nødvendig dersom amerikanske personer (inkludert amerikanske enheter med utenlandske eiere) har myndighet over utenlandske kontoer som overstiger 10 000 dollar totalt
Ressurs: FinCEN FBAR-innlevering
- Gjennomgå kravene i skjema 8938 (FATCA-rapportering for spesifiserte utenlandske finansielle eiendeler dersom terskler overskrides)
Ressurs: IRS-skjema 8938
- Dokumenter internasjonale pengeoverføringer inkludert formål, finansieringskilde og forretningsmessig begrunnelse for alle overføringer til/fra morselskapet
- Oppdater banksignaturkort og autoriserte signatarer dersom det har skjedd personalendringer i løpet av året
- Gjennomgå valutakursrisiko og vurdere sikringsstrategier for betydelig valutaeksponering i det kommende året
Fristvarsel: Frist for innlevering av FBAR er 15. april (automatisk forlengelse til 15. oktober mulig)
9. Gjennomgang av forsikring og ansattgoder
Utenlandske arbeidsgivere må tilby konkurransedyktige fordeler for å tiltrekke seg amerikanske talenter. Gjennomgå forsikringsdekningen og sørg for at kravene i Affordable Care Act (ACA) overholdes hvis det er aktuelt.
- Gjennomgå ACA-samsvar hvis 50+ årsverk (Gjeldende store arbeidsgivere må tilby rimelig helseforsikring eller betale gebyrer)
Ressurs: IRS ACA informasjonssenter
- Send inn skjemaene 1094-C og 1095-C hvis ACA-rapportering gjelder (må leveres til IRS innen 28. februar eller 31. mars hvis det sendes inn elektronisk)
Ressurs: IRS-skjema 1095-C
- Behandle 401(k)-bidrag ved årsslutt og sørge for at arbeidsgivermatchen beregnes og innbetales riktig
- Send inn skjema 5500 for pensjonsordninger om nødvendig (planer med 100+ deltakere; frist 31. juli med forlengelser)
Ressurs: DOL-skjema 5500
- Gjennomgå yrkesskadeforsikringen og oppdater dekning basert på gjeldende lønns- og ansattklassifiseringer
- Åpen påmelding for fordeler vanligvis i november/desember for ikrafttredelsesdatoen 1. januar
Pro Tip: Helsekostnadene i USA øker vanligvis med 5–10 % årlig – budsjetter deretter for neste år
10. Strategisk planlegging for neste år
Årsslutt er ideelt for utenlandske bedrifter å vurdere det amerikanske markedets ytelse, evaluere struktur og planlegge for vekst, samtidig som de sikrer fortsatt samsvar.
- Vurder amerikanske datterselskapers resultater mot morselskapets mål og markedsforventninger
- Evaluer effektiviteten av enhetsstrukturen og vurder endringer for skatteoptimalisering eller driftsforbedringer
- Planlegg statsutvidelse og forstå skatte-, arbeids- og regulatoriske implikasjoner før du reiser inn i nye stater
- Gjennomgå bemannings- og visumbehov inkludert tidslinje for eventuelle overføringer av utenlandsk personell som krever visumbehandling
- Fornye forretningslisenser og tillatelser som utløper tidlig neste år
- Lag en omfattende samsvarskalender med alle innleveringsfrister, fornyelsesdatoer og regulatoriske krav for neste år
Planleggingshjelp: Foothold America Consulting Services
Pro Tip: Planlegg kvartalsvise samsvarsvurderinger gjennom hele året for å unngå overraskelser ved årsslutt
Hvordan Foothold America kan hjelpe
Foothold America spesialiserer seg på å hjelpe utenlandske bedrifter med å navigere i henhold til amerikanske samsvarskrav. Vi forstår de unike utfordringene internasjonale selskaper står overfor når de opererer i USA, fra etablering av enheter til løpende samsvarshåndtering.
Våre omfattende tjenester:
- Employer of Record (EOR) tjenester – Vi ansetter deres amerikanske ansatte og håndterer all lønn, goder og samsvar
- PEO+ grenseoverskridende støtte – Omfattende HR- og lønnshåndtering for etablerte utenlandskeide enheter
- Enhetsdannelse og -ledelse – Oppsett og løpende samsvar for amerikanske datterselskaper
Tjenester for stiftelse av selskaper
- Virtuelt kontor – Etablere en fysisk tilstedeværelse i USA
- Rådgivning om kulturell etterretning – Navigere i amerikansk forretningskultur og ledelsespraksis
Ofte stilte spørsmål: Samsvar med amerikanske forskrifter for årsslutt
Få svar på alle spørsmålene dine og ta det første skrittet mot en amerikansk virksomhetsekspansjon.
De viktigste fristene er 31. januar for W-2- og 1099-NEC-skjemaer (må gis til mottakere OG sendes inn til IRS), 31. januar for skjema 940 (føderal arbeidsledighetsskatt) og 15. april for skjema 1120 (selskapsskattemelding) og skjema 5472 (transaksjoner med nærstående parter for utenlandskeide enheter med 25 % eller mer). Å ikke overholde fristen for skjema 5472 medfører en alvorlig straff på 25 000 dollar. I tillegg varierer fristene for årsrapporter i statene – Delaware krever innlevering innen 1. mars, mens andre stater bruker andre datoer. FBAR (FinCEN-skjema 114) for utenlandske bankkontoer forfaller 15. april med automatisk forlengelse til 15. oktober. Mange stater har også økninger i minstelønn 1. januar som krever justeringer av lønnssystemet før årsslutt. Lag en omfattende samsvarskalender for å spore alle føderale, statlige og bransjespesifikke frister for å unngå straffer og opprettholde et godt omdømme.
Utenlandskeide amerikanske bedrifter har ytterligere rapporteringskrav utover standard selskapsskatt. Skjema 5472 er påkrevd for alle amerikanske selskaper med 25 % eller mer utenlandsk eierskap – det rapporterer alle transaksjoner med nærstående parter mellom den amerikanske enheten og det utenlandske morselskapet, med en alvorlig straff på 25 000 dollar for manglende innlevering. Skjema 1120-F gjelder utenlandske selskaper som tjener inntekt fra USA gjennom filialer eller andre strukturer. Dokumentasjon av internprising er avgjørende for alle transaksjoner mellom selskaper (administrasjonsgebyrer, royalties, kostnadsfordelinger) for å demonstrere armlengdes prising og forsvare seg mot IRS-utfordringer. Hvis ditt utenlandske morselskap har utenlandske bankkontoer der amerikanske personer har signaturmyndighet, kan FBAR-innlevering (FinCEN-skjema 114) være nødvendig. Skjema 8938 (FATCA-rapportering) gjelder hvis spesifiserte utenlandske finansielle eiendeler overstiger visse terskler. Disse kravene går langt utover det innenlandske amerikanske bedrifter står overfor og krever nøye oppmerksomhet for å unngå betydelige straffer.
Konsekvensene varierer etter krav, men kan være alvorlige. Manglende innlevering av skjema 5472 resulterer i automatiske gebyrer på 25 000 dollar. For sen innlevering av W-2- eller 1099-skjemaer utløser gebyrer fra 50 til 280 dollar per skjema, avhengig av hvor sent det sendes inn, potensielt totalt tusenvis av dollar for flere ansatte. Manglende innlevering av statlige årsrapporter kan føre til administrativ oppløsning, tap av god anseelse, noe som påvirker bankforhold, kontrakter og evnen til å operere lovlig. For sen innbetaling av lønnsskatt utløser gebyrer på 2–15 % av den forfalte skatten, og gjentatte unnlatelser kan føre til at IRS ilegger eierne et gebyr for gjenoppretting av tillitsfondet, som holder eierne personlig ansvarlige. Manglende frister for selvangivelse av selskapsskatt resulterer i gebyrer på 5 % per måned (opptil 25 %) av ubetalte skatter. Utover økonomiske gebyrer kan manglende overholdelse av regler påvirke visumfornyelser for utenlandske arbeidere, forhindre fremtidige offentlige kontrakter og skade omdømmet ditt hos kunder og partnere. Den beste tilnærmingen er proaktiv samsvarshåndtering – Foothold America kan hjelpe utenlandske bedrifter med å holde seg på sporet med alle amerikanske krav gjennom hele året.
TA KONTAKT
Kontakt oss
Fyll ut skjemaet nedenfor, og en av våre amerikanske ekspansjonseksperter vil komme tilbake til deg snart for å bestille et møte med deg. Under samtalen vil vi diskutere forretningsbehovene dine, lede deg gjennom tjenestene våre mer detaljert og svare på eventuelle spørsmål du måtte ha.
