Hvorfor er det slik at når mange av oss tenker på resultatstyring, ser vi det som et nødvendig onde i stedet for et kraftig verktøy som kan hjelpe ansatte og organisasjoner til å trives?
Statistisk sett rapporterer 95 % av ledere at de er «misfornøyde» med tradisjonelle årlige medarbeidersamtaler. Ledere bruker i gjennomsnitt 210 timer i året på medarbeiderstyring, mens ansatte bruker 40 timer i året. Dessuten mener 51 % av de ansatte at årlige samtaler er unøyaktige, og 53 % føler at årlige samtaler ikke motiverer dem.
Dessuten vet 98 % av bedriftene at resultatstyring er viktig. Likevel har bare 64 % en effektiv tilnærming, og bare 8 % av organisasjonene mener at årlige evalueringer gir merverdi.
Sannheten er at både mange ledere og ansatte føler at årlige resultatgjennomganger er ineffektive, ineffektive og demotiverende. Det er mange faktorer som kan bidra til disse følelsene (heldigvis kan de fikses), og i virkeligheten er resultatstyring en av de viktigste prosessene for å oppnå sentrale individuelle og organisatoriske resultater.
Den gode nyheten er at feilene knyttet til årlige resultatgjennomganger har blitt erkjent av mange, og at hovedløsningen lå foran oss hele tiden – i stedet for å gi tilbakemelding til dine ansatte bare én eller to ganger i året under de årlige eller halvårlige resultatgjennomgangene, bør tilbakemeldinger gis gjennom hele året, fortløpende. Gjennom kontinuerlige resultatstyringsgjennomganger vil lederen og de ansatte utvikle et sunt, tillitsfullt og mer autentisk arbeidsforhold.
Innholdsfortegnelse
Hva er forskjellen mellom den årlige eller halvårlige prestasjonsevalueringen/vurderingen og den kontinuerlige resultatevalueringen?
Kort sagt, begge typene evalueringer har som mål å oppnå det samme. Ifølge Michael Armstrong, forfatteren av Handbook of Performance Management, er «prestasjonsledelse den kontinuerlige prosessen med å forbedre ytelsen ved å sette individuelle og teammessige mål som er i tråd med organisasjonens strategiske mål, planlegge ytelse for å nå målene, gjennomgå og vurdere fremgang, og utvikle kunnskap, ferdigheter og evner hos mennesker.»
Hovedforskjellen mellom de to er at mens de årlige eller halvårlige resultatgjennomgangene er retrospektive, i den forstand at de ser på den ansattes prestasjoner over en fastsatt og tidligere tidsperiode og målene som er satt ved begynnelsen av året/midten av året, er kontinuerlig resultatstyring en 360° prosess, som involverer regelmessige innsjekkinger mellom ansatte og ledere og hyppige, sanntidstilbakemeldinger i sanntid (trinn-tilbakemeldinger fra ansatte som hjelper lederen i fremtiden).
Selv om kontinuerlige resultatgjennomganger gir utrolige fordeler for ansatte, ledere og organisasjoner, er ikke hensikten deres å erstatte årlige eller halvårlige resultatgjennomganger. Mens tradisjonelle resultatgjennomganger evaluerer fremgang på etablerte mål og fungerer som en målestokk for kompensasjons- og forfremmelsesbeslutninger, er kontinuerlige resultatgjennomganger mye mer fleksible og er ment å støtte de formelle gjennomgangssamtalene og bedre sikre at de fastsatte målene oppfylles.
Viktigheten av å ha en kontinuerlig resultatstyringsprosess i din bedrift
1. Gir bedre klarhet i organisasjonens mål
Ifølge nyere forskning vet bare 40 % av ansatte i organisasjoner hva målene til bedriften deres er – dette betyr at 60 % av ansatte investerer tid og krefter i aktiviteter som kanskje ikke bidrar til målene bedriften fokuserer på. Gjennom kontinuerlig resultatstyring kan bedriften sikre at alle avdelinger, team og ansatte beveger seg i samme organisatoriske retning til enhver tid, og kan endre situasjonen om nødvendig.
2. Hjelper med å få verdifull innsikt.
Gjennom regelmessige, åpne og ærlige samtaler mellom ledere og ansatte hjelper kontinuerlig tilbakemelding til å løse problemer og fjerne barrierer før de blir problemer som truer en ansatts eller teams suksess.
3. Forbedrer ansattes engasjement og reduserer medarbeideromsetning
Ifølge Forbes har ansatte som føler at stemmene deres blir hørt 4.6 ganger større sannsynlighet for å føle seg bemyndiget til å yte sitt beste arbeid. Engasjerte ansatte er 44 % mer produktive enn ansatte som bare føler seg tilfredse, og selskaper med svært engasjerte arbeidsstyrker er 24 % mer lønnsomme. Siden ansatteengasjement og medarbeideromsetning går hånd i hånd, viser forskning at selskaper som gir tilbakemeldinger konsekvent til sine ansatte har 14.9 % lavere omsetningsrater enn selskaper som ikke gjør det.
4. Fører til utvikling av nye opplæringsstrategier og mentoraktiviteter
Hver ansatt har områder for forbedring. Regelmessige innsjekkinger med ansatte hjelper ledere tidlig med å identifisere utfordringene som ansatte står overfor og lar ledere handle deretter ved å gjøre tilgjengelig for ansatte de nødvendige verktøyene for å hjelpe dem videre i jobben og karrieren.
Andre fordeler er:
- bidra til å sette og raffinere de kvartalsvise OKR-målene
- gi et helhetlig bilde av den ansattes prestasjoner gjennom året
- hjelpe ledere og ansatte bedre å forberede seg til de obligatoriske årlige gjennomgangene
Den beste løsningen: en hybrid tilnærming
Ved å slå sammen vanlige, årlige eller halvårlige gjennomganger med kontinuerlige gjennomganger i sanntid, sikrer du at det generelle ytelsesstyringssystemet er transparent, konsistent, objektivt og prioritert hele året.
Hvordan implementere et flott formelt ytelsesvurderingssystem i organisasjonen din
1. Beskriv bedriftens forventninger fra begynnelsen
Den første dokumentasjonen du må lage for hver ansatt er en detaljert stillingsbeskrivelse som ikke gir mye plass til feiltolkninger. Visst, etter hvert som ansatte utvikler seg og vokser i rollene sine, vil også deres ansvar utvides, men å fortsette å ha en klar stillingsbeskrivelse for hver stilling i selskapet setter selskapets forventninger fra hver ansatt og gir en nøyaktig vurdering av den ansattes arbeid.
Det er ikke nok å bare dele stillingsbeskrivelsen med den ansatte i starten av rollen – lederen bør sørge for at stillingsbeskrivelsen diskuteres med den ansatte og identifisere områder som den ansatte kan trenge ekstra støtte for å fullføre.
2. Basert på dine overordnede bedrifts- og avdelingsmål, fastsett SMART-mål som din ansatte skal oppnå
Et av de viktigste trinnene i prestasjonsvurderinger, om ikke DET viktigste, er å sette opp de SMARTE målene som den ansatte ønsker å oppnå. Målene må være spesifikke, målbare, oppnåelige, relevante og tidsriktige. For å effektivt bestemme disse målene, må du sikre at de bidrar direkte til avdelingens og selskapets mål for året og at de tar opp de viktigste jobbansvarene til den ansatte, samtidig som du sikrer at de bidrar til den ansattes karriereutvikling, ved å gjøre dem tøyelige, motiverende og oppnåelige. Både den ansatte og lederen bør være på linje når de setter opp mål, og den ansatte bør ha frihet til å sette opp sine egne mål også.
3. Erstatt halvårlige gjennomganger med kvartalsvise resultatgjennomganger
Det er flere grunner til at det er viktig å gjennomføre formelle ytelsesvurderinger minst en gang hver tredje måned:
- Det sikrer at målene ikke blir glemt og det jobbes mot.
- Det hjelper den ansatte og lederen med å bryte ned hvordan de skal nå målene i mer håndterbare trinn.
- Etter hvert som målene nås, kan medarbeider og leder sette seg nye mål.
- Hvis målene ikke lenger er relevante (dette bør ikke skje ofte), kan du og den ansatte skrinlegge disse målene og sette nye i rett tid.
I tillegg, gjennomføring av formelle prestasjonsgjennomganger minst en gang hver tredje måned, gjør det mulig for lederen å løse eventuelle klager en ansatt måtte ha, gi lederen sjansen til å håndtere forfremmelsesforventninger oftere og vurdere eventuelle opplæringsbehov, samtidig som det styrker båndet mellom lederen og den ansatte.
4. Sørg for at dine prestasjonsvurderingsmøter er en toveiskommunikasjon
Det sier seg selv at resultatgjennomganger må være engasjerende, transparente og samarbeidende, og den ansatte bør være like investert i forberedelsene til disse møtene som lederen. Hvis du er en leder og ytelsesvurderingene du gir bare er tilfeller når du oppsummerer hva en ansatt gjør rett eller galt, går du glipp av deres potensielle innvirkning på ytelsen. Mens lederen og medarbeideren jobber mot det samme resultatet, vil tilnærmingen og involveringen for å nå målene være forskjellig.
Gjennom ytelsesvurderinger kan en ansatt gjerne vite hvor godt de gjør det, hvilke områder som kan forbedres, hvilke muligheter for karriereutvikling de har, og hvilke bedriftsmål de bør fokusere på neste gang. Samtidig må lederen finne ut hvordan den ansatte ser på ytelsen sin, hvilke hindringer som hindrer den ansatte i å nå sitt fulle potensiale, hvilken støtte den ansatte trenger og diskutere alt som må løses.
Ingen av disse områdene kan besvares av leder eller medarbeider uten støtte fra hverandre. Som sådan må anmeldelsen være interaktiv, og begge må forberede seg på å snakke og lytte aktivt.
5. Oppmuntre ansatte til å reflektere ofte over prestasjoner
Før resultatstyringsgjennomgangene, sørg for at den ansatte har tid til å reflektere over prestasjonene sine og skrive en egenevaluering. Siden noen ansatte kanskje sliter med å huske prestasjonene sine, bør du vurdere å sende en rekke spørsmål til den ansatte før møtet ditt, som veiledning. Noen av spørsmålene som kan hjelpe den ansatte til å tenke på er:
- Hvilke oppgaver eller prosjekter har du opplevd som mest tilfredsstillende siden forrige anmeldelse?
- Hva liker du best med jobben du gjør?
- Har du møtt noen utfordringer de siste månedene? Hvis ja, hvilke skritt tok du for å overvinne dem?
- Hvilke bedriftsmål eller personlige mål har du oppnådd så langt?
- På hvilke områder føler du at du har størst vekstpotensial?
- Hvilke prosjekter eller mål vil du fokusere på de neste tre månedene?
- Hvilke ferdigheter eller kunnskaper er kollegene avhengige av at du gir?
Sørg for at du har en mal for ytelsesvurdering som er lett å følge, som gjør prosessen enkel.
Hvis du skulle Google «maler for ytelsesvurdering», ville du finne mer enn 62 millioner resultater. Den gode nyheten er at mange maler og nettbaserte systemer kan være inspirert fra eller brukt til bedriftens ytelsesvurderinger. Men hvis du vil sikre at bedriftens resultatvurderingsmal passer til organisasjonens og ansattes behov, kan det hende du må tilpasse den ytterligere.
Når du setter sammen malen for ytelsesvurdering, er det mange variabler du kanskje bør tenke på, for eksempel:
- Hvor ofte vil resultatgjennomgangene finne sted, og hva vil gjennomgangsperioden være (én måned, kvartalsvis, halvårlig, årlig)?
- Bør faglige utviklingsmål inkluderes som en del av resultatgjennomgangen, eller bør de være separate?
- Hvor mange mål skal hver ansatt ha? Skal hver ansatt ha like mange mål, eller bør de ha en minimums- og en maksimumsterskel for mål i stedet?
- Hvilket rangeringssystem ville du brukt?
- Bør organisasjonen din introdusere fagfellevurderinger som en del av resultatvurderingen for bedre åpenhet? Hvis fagfellevurderinger er velkommen, bør de gis før hvert evalueringsmøte, halvårlig eller årlig?
Det er mange flere faktorer du må vurdere. Likevel, ved å svare på disse spørsmålene, vil du bedre kunne finne ut hvordan organisasjonens resultatgjennomgang skal se ut og hvilken type mal som bedre støtter den.
Dokumentasjon av ansattes atferd og ytelsesproblemer er svært viktig.
Som leder vil det være tider når du vil måtte håndtere ansattes problemer og ytelsesproblemer.
Dokumentasjon av ansattes atferd og ytelsesproblemer er kritisk av flere grunner.
For det første gir den deg en skriftlig oversikt over den ansattes ansettelsestid i selskapet. For det andre hjelper det deg å vise uten tvil den ansattes merittliste angående deres overholdelse av retningslinjer spesifisert i ansatthåndboken og jobbspesifikasjonen. For det tredje vil dokumentasjonen av ytelses- eller atferdsproblemer gi HR- og ledergruppene en detaljert historikk om den ansattes ytelse og forbedring eller mangel på endring over tid.
Dokumentasjon av ytelse eller ansattes problemer bidrar til å beskytte din bedrifts ansvar fra rettslige skritt i tilfelle oppsigelse, da det vil gi alle nødvendige bevis for å støtte ledelsens beslutning om hvorvidt den ansatte skal si opp eller disiplineres.
Tre trinn for å implementere et effektivt kontinuerlig tilbakemeldingssystem i hele organisasjonen
Kontinuerlig tilbakemelding må bli en vanlig praksis for å maksimere sjansene for at dine ansatte når målene sine og oppnår sin faglige karriereutvikling, samtidig som de føler seg verdsatt, verdsatt og motiverte.
Ifølge en studie fra Forbes anser nesten 75 % av ansatte tilbakemeldinger som viktige, men mindre enn en tredjedel mottar dem, og 69 % av ansatte sa at de ville jobbe hardere hvis de følte seg verdsatt . I tillegg, ifølge en studie fra Gallup, opplever bedrifter som gir kontinuerlig tilbakemelding 14.9 % lavere turnover-rater.
Fordelene er helt klart store, men hvordan gjør du kontinuerlig tilbakemelding til en vanlig og naturlig prosess i teamet ditt?
1. Skap et trygt miljø
Å skape en arbeidskultur der den ansatte lett kan innrømme feil og søke hjelp eller råd er viktig. Men før du bør forvente at ansatte enkelt eller naturlig kan innrømme feil, kommer til deg for forslag eller råd, må du sørge for at bedriftskulturen er et trygt miljø. For å oppnå dette bør du vurdere om du tar de nødvendige grepene for å skape et positivt arbeidsmiljø. Viser teamet ditt takknemlighet for hverandre? Forstår de hverandres måte å jobbe på? Feirer du teamseiere eller tilbringer du tid sammen utenfor jobben? Stoler dine ansatte på deg, og stoler du på dem? For at de ansatte enkelt skal innrømme og snakke med deg om feil eller utfordringer de opplever, må de føle seg trygge for å gjøre det.
2. Sørg for at tilbakemeldingen din ikke er partisk
Når det gjelder å dele konstruktive tilbakemeldinger, bør det være basert på fakta og statistikk, uten noen forutsetninger som kan være partiske og forsterket av vår egen favorittisme, forforståelser, fordommer eller stereotypier.
For å sikre at tilbakemeldingen din er basert på fakta, bør du spore den faktiske fremgangen til den ansatte ved å bruke den valgte malen for medarbeidersamtaler eller ved å lage et system for å spore kontinuerlig tilbakemelding. Uansett hvilken tilnærming du bruker, sørg for at du skriver ned alt, og at du ikke stoler på hukommelsen din, fordi ledere som har en tendens til å stole på hukommelsen sin for å gjennomføre evalueringer i stedet for å spore den faktiske fremgangen til ansatte, kan bli ansett som partiske.
3. Ledere bør betrakte seg selv som trenere.
Akkurat som fotballtrenere ikke kan hjelpe spillerne deres til å vinne på banen hvis det ikke ligger dem i bakhodet å vinne, støtter ikke ledere sine ansatte godt hvis de ikke trener dem på trinnene de må ta for å lykkes. Den enkleste måten å hjelpe dine ansatte på er ved å gi dem hyppige tilbakemeldinger i sanntid – på denne måten vil den ansatte kunne implementere det med en gang og ikke vente til din neste gjennomgang av resultatstyring.
Resultatstyring forblir og vil fortsette å være en av de viktigste prosessene for å oppnå sentrale individuelle og organisatoriske resultater.
Ved å ta i bruk et kontinuerlig tilbakemeldingssystem i din bedrift, gjør du ikke bare hele ytelsesvurderingssystemet mer transparent, naturlig og engasjerende, men du skaper og fremmer også en trygg arbeidskultur der ansatte blir pleiet, verdsatt, motivert og satt opp for suksess.
