Veiledning for juridisk oppsigelse: Hvordan si opp en amerikansk ansatt uten søksmål

Å si opp en amerikansk ansatt er en av de mest juridisk viktige handlingene en internasjonal arbeidsgiver kan iverksette. Gjør det riktig, og du beskytter virksomheten din, bevarer omdømmet ditt og går videre.

Gjør du det feil, står du overfor et krav om urettmessig oppsigelse som koster mellom 75 000 og 125 000 dollar å forsvare gjennom bevisførsel alene, før det utbetales forlik eller erstatning, ifølge en analyse av arbeidsretten publisert av Workforce.com og bekreftet av flere juridiske kilder.

For selskaper som ekspanderer fra Europa, Storbritannia eller lenger unna, er den amerikanske oppsigelsesprosessen et kultursjokk. Hjemme krever oppsigelser ofte dokumentert grunnlag, oppsigelsesfrister og strukturerte prosedyrer. I USA tillater «at will»-doktrinen deg teknisk sett å avslutte ansettelsen når som helst og av enhver juridisk grunn. Men denne fleksibiliteten kommer med et nett av føderale og statlige krav som kan skape betydelig ansvar hvis du ikke følger dem nøyaktig.

Foothold America har hjulpet hundrevis av internasjonale selskaper med å etablere og administrere amerikanske ansettelsesvirksomheter siden oppstarten i Boston. Våre rådgivere jobber med europeiske, britiske og globale bedrifter i alle faser av ansettelsessyklusen, inkludert oppsigelser. Denne veiledningen gjenspeiler hva vi ser i praksis med internasjonale kunder som navigerer i det amerikanske systemet for første gang.

Denne veiledningen er skrevet spesielt for internasjonale arbeidsgivere som administrerer amerikanske ansatte. Den dekker hva loven krever, hva domstolene gransker og hvilke praktiske skritt som beskytter deg mot et søksmål.

Denne veiledningen er kun til informasjonsformål og utgjør ikke juridisk rådgivning. Foothold America er ikke et advokatfirma. Rådfør deg alltid med en kvalifisert amerikansk arbeidsrettsadvokat før du sier opp en ansatt, spesielt i komplekse situasjoner.

Forståelse av ansettelse etter eget ønske og dens begrensninger

Grunnlaget for amerikansk arbeidsrett er læren om viljeI 49 av de 50 amerikanske statene kan enten arbeidsgiver eller arbeidstaker avslutte arbeidsforholdet når som helst, uansett årsak, eller uten grunn, så lenge årsaken ikke er ulovlig. Montana er det eneste unntaket: i henhold til Montana Wrongful Discharge from Employment Act (WDEA) kreves det gyldig grunn for oppsigelse når en ansatt har fullført prøvetiden (seks måneder i henhold til loven, med mindre arbeidsgiveren spesifiserer noe annet).

Ansettelse etter eget forgodtbefinnende gir internasjonale arbeidsgivere fleksibilitet de ikke er vant til hjemme. Men det betyr ikke at du kan si opp hvem som helst for hva som helst. De viktigste unntakene fra doktrinen om ansettelse etter eget forgodtbefinnende er der de fleste søksmål om urettmessig oppsigelse oppstår.

Ulovlige grunner for oppsigelse inkluderer:

• Diskriminering basert på beskyttede kjennetegn: rase, hudfarge, nasjonal opprinnelse, kjønn, religion, alder (40+), funksjonshemming eller genetisk informasjon under Tittel VII i lov om borgerrettigheterden Amerikanere med funksjonshemninger (ADA), og Lov om aldersdiskriminering i arbeidsforhold (ADEA)
• Gjengjeldelse for å ha sendt inn en diskrimineringsklage, rapportert brudd på sikkerheten på arbeidsplassen, utøvd rettigheter i henhold til FLSA eller varslet
• Oppsigelse i strid med en skriftlig arbeidsavtale, et tilbudsbrev eller en ansatthåndbok som innebærer jobbsikkerhet
• Brudd på statens offentlige politikk, som å si opp en ansatt for å ha tjenestegjort i jurytjeneste eller nektet å begå en ulovlig handling

For en fullstendig oversikt over ansettelse etter eget ønske og dens statsspesifikke søknader, les veiledningen vår om ansettelse etter eget ønske for utenlandske selskaper.

Trinn 1: Bygg papirsporet før du avslutter

Det aller viktigste du kan gjøre før du sier opp en amerikansk ansatt er dokumentasjon. Advokater og domstoler som spesialiserer seg i arbeidsrett ser ikke etter bevis på at du hadde en grunn til å si opp noen. De ser etter bevis på at grunnen var konsekvent, ikke-diskriminerende og anvendt rettferdig.

Dokumentasjon som beskytter deg inkluderer:

• Ytelsesomtaler som nøyaktig gjenspeiler ytelsesproblemer over tid, ikke oppblåste vurderinger som motsier årsaken til oppsigelsen
• Skriftlige advarsler som tydelig angir ytelses- eller atferdsproblemet, den nødvendige forbedringen, tidslinjen og konsekvensen av manglende forbedring
• En forbedringsplan for ytelse (PIP) for prestasjonsbaserte oppsigelser, som gir den ansatte en strukturert mulighet til å møte forventningene
• Opptegnelser over progressiv disiplinmuntlig advarsel, skriftlig advarsel, siste advarsel og oppsigelse på grunn av problemer med oppførselen
• Konsekvent applikasjonbevis på at lignende atferds- eller ytelsesproblemer ble behandlet på samme måte for andre ansatte

"Den vanligste feilen vi ser fra internasjonale selskaper er misforholdet mellom hva medarbeidersamtalen sier og hva som faktisk førte til oppsigelsen." sier Angelique Soulet-Bangurah, PHR, leder for arbeidsgiver av Record Services hos Foothold America.Hvis den endelige vurderingen sier «oppfyller forventningene», og du så sparker noen en måned senere, har du et problem. Dokumentasjonen må fortelle den samme historien som avgjørelsen."

En viktig advarsel for internasjonale selskaper: Amerikansk arbeidsrett krever i de fleste tilfeller ikke en plan for forbedring av ytelse før oppsigelse. Men domstoler ser på PIP-er og progressiv disiplinærbehandling som bevis på god tro. Å hoppe over disse trinnene er ikke ulovlig. Det er bare mer risikabelt.

For omfattende veiledning om hva ansatthåndboken din bør og ikke bør love, les bloggen vår om Viktige opplysninger om ansatthåndboken for HR i flere stater i USA.

Trinn 2: Bekreft at oppsigelsesbeslutningen er juridisk forsvarlig

Før du planlegger oppsigelsesmøtet, bør du gå gjennom disse spørsmålene. Hvis noen av svarene får deg til å nøle, bør du kontakte en advokat med spesialisering i arbeidsrett før du fortsetter.

Sjekk for røde flagg:

• Har den ansatte nylig sendt inn en klage om diskriminering eller trakassering, eller deltatt i en etterforskning? Oppsigelse nå oppretter et krav om gjengjeldelse.
• Har den ansatte nylig tatt FMLA-permisjon, graviditetspermisjon eller annen lovbeskyttet permisjon? Timing er viktig. Domstolene ser på nærhet mellom beskyttet aktivitet og oppsigelse.
• Er den ansatte over 40 år? Aldersdiskrimineringssaker i henhold til ADEA er blant de vanligste klagene på urettmessig oppsigelse.
• Har den ansatte nylig fremmet en klage på lønn? Oppsigelse utløser nå gransking i henhold til FLSA.
• Behandler du denne ansatte på samme måte som du har håndtert lignende situasjoner for andre ansatte med ulik rase, kjønn eller bakgrunn?

Hvis den ansatte tilhører en beskyttet gruppe og nylig var involvert i en beskyttet aktivitet, betyr ikke det at du ikke kan si opp. Det betyr at dokumentasjonen din må være spesielt sterk og at forretningsgrunnen er godt dokumentert.

Trinn 3: Gjennomfør avslutningsmøtet riktig

Det er i oppsigelsesmøtet som internasjonale arbeidsgivere oftest gjør kostbare feil, spesielt de fra kulturer der direktehet verdsettes og vanskelige samtaler håndteres annerledes enn i USA.

Grunnleggende prinsipper for et juridisk forsvarlig oppsigelsesmøte:

• Ha et vitne til stede. Dette bør være en HR-medarbeider eller en toppleder som ikke er den direkte linjelederen. Vitnet beskytter deg mot «han sa, hun sa»-diskusjoner om hva som ble sagt eller lovet.
• Hold det kort og saklig. Avgjørelsen er tatt. Begrunn saken tydelig og konsist. Ikke delta i en debatt om sakens saksforhold eller søksmål om den ansattes prestasjon i møtet.
• Ikke be om unnskyldning overdrevent, eller antyd at avgjørelsen kan bli revurdert. Dette skaper forvirring og kan brukes mot deg.
• Ikke si opp på en fredag ​​ettermiddag. Dette er vanlig praksis, men det fører til at ansatte ikke har tilgang til støtte i helgene, og det har en tendens til å øke den emosjonelle eskaleringen. Oppsigelser midt i uken håndteres generelt bedre.
• Ha all dokumentasjon klaroppsigelsesbrevet, informasjon om sluttlønn, COBRA-varsel (hvis aktuelt) og eventuell sluttvederlagsavtale som den ansatte kan ta med seg.

Oppgi årsaken til oppsigelsen, men hold det enkelt. «Ansettelsen din avsluttes på grunn av [spesifikk årsak, f.eks. at ytelsen ikke oppfyller standardene som er skissert i din forbedringsplan].» Du er ikke pålagt å gi en detaljert begrunnelse, og lange forklaringer øker risikoen for inkonsekvenser.

Trinn 4: Forstå dine endelige lønnsforpliktelser

Det er her internasjonale arbeidsgivere ofte opplever brudd på regelverket, fordi reglene varierer betydelig fra stat til stat, og det ikke finnes noen føderal frist utover det Fair Labor Standards Act (FLSA) krever.

Krav til endelig lønnsslipp etter situasjon:

Kilde: Veiledning fra det amerikanske arbeidsdepartementet. Krav kan endres; sjekk med en advokat som spesialiserer seg på arbeidsrett i din spesifikke stat.

Den endelige lønnsslippen må inneholde all opptjent, men ubetalt lønn, all opptjent og ubrukt ferietid (der statsloven krever utbetaling), opptjente provisjoner og overtid. I California, Massachusetts og flere andre stater behandles opptjent ferie som opptjent lønn og må utbetales ved opphør av arbeidsforholdet. Ikke alle stater krever dette.

Å holde tilbake en siste lønnsslipp, selv kort, for å inndrive selskapets eiendom eller som innflytelse skaper betydelig juridisk eksponering. I California, for eksempel, står arbeidsgivere som med vilje utsetter en siste lønnsslipp overfor en ventetidsbot på én dags lønn for hver dag med forsinkelse, opptil 30 dager.

Vår guide om Amerikanske lover om sluttvederlag og statlige krav dekker det du er og ikke er pålagt å betale utover sluttlønnen.

Trinn 5: Utsted COBRA-varselet

Hvis bedriften din har 20 eller flere ansatte og tilbyr gruppehelseforsikring, krever føderal lov at du varsler oppsagte ansatte om deres rett til å fortsette helsedekning under COBRA (loven om konsolidert omnibusbudsjettavstemming). 

Tidslinjen fungerer i to trinn: arbeidsgiveren må varsle planadministratoren innen 30 dager etter den kvalifiserende hendelsen, og planadministratoren har deretter 14 dager på seg til å sende valgvarselet til den ansatte. Hvis arbeidsgiveren også er planadministrator, er den totale fristen 44 dager fra den kvalifiserende hendelsen. Fullstendig veiledning er publisert i Det amerikanske arbeidsdepartementets arbeidsgiverveiledning til COBRA.

COBRA tillater tidligere ansatte å opprettholde samme helseforsikring i opptil 18 måneder, men for egen regning pluss et administrasjonsgebyr på 2 %. Unnlatelse av å gi rettidig COBRA-varsel kan utsette deg for bøter på opptil $110 per dag per berørt mottaker under ERISA, pluss mulig søksmål fra den ansatte.

Noen stater har sine egne lover om videreføringsdekning som gjelder for mindre arbeidsgivere. Californias Cal-COBRA gjelder for arbeidsgivere med så få som 2 ansatte. New York, New Jersey og flere andre stater har tilsvarende programmer. Reglene varierer, så bekreft hvilke krav som gjelder i statene der du har ansatte.

For en fullstendig forklaring av hvordan COBRA fungerer, les bloggen vår om hva er COBRA.

Trinn 6: Håndter sluttvederlag forsiktig hvis du tilbyr det

Det finnes ingen føderal lov som krever sluttvederlag ved individuelle oppsigelser. De fleste internasjonale arbeidsgivere er overrasket over dette. I henhold til amerikansk lov er sluttvederlag skjønnsmessig med mindre arbeidsavtalen, ansatthåndboken eller etablerte selskapspolicyer har skapt en forventning om det.

Når det er sagt, tilbyr mange selskaper sluttvederlag av flere praktiske grunner: for å lette overgangen, for å opprettholde goodwill, eller mer vanlig, for å få en signert avtale. separasjonsavtale som inkluderer en fraskrivelse av krav.

Hvis du ber den ansatte om å signere en fraskrivelse av krav i bytte mot oppsigelsesvederlag, har føderal lov spesifikke krav i henhold til Lov om beskyttelse av eldre arbeidstakeres ytelser (OWBPA), som forklart av EEOC:

• Ansatte over 40 må gis minst 21 dager til å vurdere avtalen (45 dager dersom oppsigelsen er en del av en gruppepermittering) og 7 dager til å trekke tilbake signaturen etter signering.
• Uttalelsen må spesifikt referere til rettigheter i henhold til loven om aldersdiskriminering i arbeidslivet.
• Den ansatte må skriftlig informeres om å konsultere en advokat.

Hvis du ikke overholder OWBPA-kravene, betyr det at fritakelsen ikke kan håndheves. Den ansatte kan signere den, ta imot sluttvederlaget og fortsatt saksøke deg for aldersdiskriminering.

For statsspesifikke krav til oppsigelsesvederlag, spesielt for masseoppsigelser, les veiledningen vår om Amerikanske lover om sluttvederlag.

Trinn 7: Kjenn til WARN-loven hvis du foretar flere oppsigelser

Hvis du sier opp flere ansatte samtidig, vil det føderale WARN-loven (Lov om varsling om tilpasning og omskolering av arbeidstakere) kan gjelde. Veiledning fra det amerikanske arbeidsdepartementet i henhold til WARN Act bekrefter at arbeidsgivere med 100 eller flere heltidsansatte må gi 60 dagers skriftlig varsel til berørte ansatte, statlige etater og lokale myndighetspersoner før:

• En fabrikknedleggelse som påvirker 50 eller flere ansatte, eller
• En masseoppsigelse som påvirker 500 eller flere ansatte, eller 50 til 499 ansatte dersom det representerer minst 33 % av arbeidsstyrken.

Flere stater har sine egne WARN-lover med lavere terskler og lengre oppsigelsesfrister:

• Californiagjelder for arbeidsgivere med 75 eller flere ansatte; krever 60 dagers varsel
• New Yorkkrever 90 dagers varsel; gjelder for arbeidsgivere med 50 eller flere ansatte
• New Jerseykrever 60 dagers varsel pluss obligatorisk sluttvederlag for kvalifiserende masseoppsigelser

Arbeidsgivere som bryter WARN-loven er ansvarlige for opptil 60 dager med etterbetaling og ytelser per berørt ansatt. Statlige straffer kommer i tillegg og er separate.

De vanligste feilene internasjonale arbeidsgivere gjør

Foothold America jobber med internasjonale selskaper i alle faser av deres amerikanske ansettelsessyklus. Dette er oppsigelsesfeilene vi ser oftest, og de som mest pålitelig ender i rettssaker.

1. Oppsigelse uten dokumentasjon Å handle ut fra fleksibilitet uten papirspor er den raskeste veien til et krav om urettmessig oppsigelse. Domstolene ser først etter dokumentasjon.
2. Tidspunkt for oppsigelse for nær en beskyttet hendelse Å si opp noen én uke etter at de har sendt inn en HR-klage, kommet tilbake fra FMLA-permisjon eller reist en lønnstvist virker som gjengjeldelse selv når det ikke er det. Timingen skaper narrativet.
3. Å behandle den oppsagte ansatte annerledes enn andre Hvis en leder har oversett den samme oppførselen hos andre ansatte, vil det å si opp én ansatt for det, spesielt hvis den ansatte er i en beskyttet gruppe, føre til et diskrimineringssøksmål.
4. Å gi løfter i oppsigelsesmøtet «Vi vil gi deg en god referanse», «Dette har ingenting med prestasjonen din å gjøre» og «Rollen kan komme tilbake» er alle utsagn som kan skape juridisk ansvar. Hold møtet kort og saklig.
5. Feil med den siste lønnsslippen Forsinket betaling, manglende opptjent ferie eller tilbakeholdelse av lønn for utstyr som ikke returneres, skaper et separat lønnskrav i tillegg til ethvert krav om urettmessig oppsigelse.
6. Hopper over COBRA-varselet Internasjonale arbeidsgivere vet ofte ikke at COBRA-varselkravet eksisterer. Straffene for å ikke oppfylle det er automatiske og betydelige.

"Internasjonale selskaper håndterer ofte oppsigelser i USA på samme måte som de ville håndtert dem hjemme." sier Laurie Spicer, direktør for amerikansk ekspansjon hos Foothold America.Instinktet er å være snill, å myke opp budskapet, å si ting som føles støttende. Men i USA blir det du sier i det møtet bevis. Vi bruker mye tid på å veilede ledere i hva vi skal si og hva vi ikke skal si før samtalen finner sted."

Laurie Spicer, direktør for amerikansk ekspansjon

Hva skjer hvis du tar feil

Det koster mellom 75 000 og 125 000 dollar å forsvare et arbeidsrettslig søksmål gjennom bevisoppgjør alene, ifølge en analyse av arbeidsretten fra Workforce.com, før et forlik eller en juryavgjørelse. Oppgjør ved urettmessig oppsigelse varierer vanligvis fra 5 000 til 80 000 dollar, og saker som involverer diskriminering eller gjengjeldelse når regelmessig høyere. Noen juryavgjørelser overstiger 1 million dollar.

Utover den økonomiske risikoen, medfører krav om urettmessig oppsigelse etterforskning fra EEOC, involvering av statlige etater og potensiell risiko for gruppesøksmål hvis oppførselen avslører et mønster. De skader også din evne til å rekruttere og beholde amerikanske talenter.

Regnestykket for internasjonale selskaper er enkelt: kostnaden for å få en riktig oppsigelse er en brøkdel av kostnaden for å gjøre det feil.

Hvordan Foothold America støtter kompatible oppsigelser

Foothold America er ikke et advokatfirma og tilbyr ikke juridisk rådgivning. Det vi gjør er å bygge og vedlikeholde HR-infrastrukturen som gjør det mulig å opphøre i samsvar med regelverket: ansettelsesbrev utformet med amerikansk standardspråk, ansatthåndbøker som ikke utilsiktet skaper løfter om jobbsikkerhet, og HR-støtte som sikrer at dokumentasjon vedlikeholdes gjennom hele ansettelsessyklusen.

Teamet vårt består av fagfolk med direkte erfaring innen samsvar med amerikanske arbeidsrettsregler, EOR-operasjoner og HR-rådgivning for internasjonale selskaper.

Angelique Soulet-Bangurah PHR, leder for EOR-tjenester, har en sertifisering som profesjonell innen HR og håndterer arbeidsgivers samsvarsforpliktelser for internasjonale virksomheter som opererer i flere amerikanske stater.

Laurie Spicer, direktør for US Expansion, har veiledet hundrevis av europeiske selskaper gjennom de praktiske og juridiske realitetene ved amerikansk sysselsetting.

Joanne Farquharson, administrerende direktør, har over 30 års erfaring med å gi råd til små og mellomstore bedrifter om samsvar med amerikansk arbeidsrett, forsikring og risikostyring.

Hvis du administrerer ansatte gjennom vår Employer of Record service, vi håndterer compliance-infrastrukturen og kobler deg til amerikanske arbeidsrettsadvokater når oppsigelsesbeslutninger krever juridisk gjennomgang.

Hvis du har din egen amerikanske enhet og administrerer ansatte direkte gjennom vår PEO+ grenseoverskridende støtte, vårt HR-team jobber sammen med deg for å sørge for at hvert trinn i en oppsigelsesprosess er dokumentert, tidsbestemt riktig og juridisk forsvarlig.

For spørsmål om håndtering av samsvar med amerikanske arbeidsvilkår, kontakt Foothold America.

Denne artikkelen er kun til informasjonsformål og utgjør ikke juridisk rådgivning, rådgivning om ansettelse eller HR. Foothold America er ikke et advokatfirma. Vennligst kontakt en kvalifisert amerikansk arbeidsrettsadvokat for veiledning spesifikt for din situasjon og jurisdiksjon.