Skjema I-9 og E-Verify: Arbeidsgiverveiledningen for internasjonale selskaper

Alle amerikanske arbeidsgivere må fylle ut skjema I-9 for alle nyansatte, inkludert amerikanske statsborgere. Den ansatte fyller ut del 1 innen sin første arbeidsdag. Du fyller ut del 2 innen tre virkedager etter den første dagen. E-Verify er et eget system, frivillig i henhold til føderal lov og obligatorisk i flere stater.

De fleste førstegangsarbeidsgivere i USA vet at skjemaet finnes. Det som avslører at de er timingen, det faktum at de ikke kan be om bestemte dokumenter og reverifisering. En regelendring i mars 2026 fjernet også muligheten til å rette mange små feil gratis.

Hva er Form I-9?

Skjema I-9, bekreftelse av ansettelseskvalifisering, registrerer at du har sjekket en nyansatts identitet og deres rett til å jobbe i USA. Det gjelder alle ansatte som ansettes i USA, inkludert statsborgere. Det finnes ikke noe unntak for små arbeidsgivere og ikke noe unntak for førstegangsansettelser. Én ansatt i USA betyr ett skjema I-9.

Den nåværende utgaven er datert 20.01.25 og utløper 31.05.2027. Arbeidsgivere som kjørte elektroniske I-9-systemer var pålagt å vise utløpsdatoen 31.05.2027 innen 31. juli 2026.

Hvilke dokumenter kan du godta?

Det er her de fleste internasjonale arbeidsgivere gjør feil, og det er verdt å gjøre helt riktig.

Den ansatte fremlegger enten ett dokument fra liste A, eller ett fra liste B pluss ett fra liste C. Aldri både et liste A-dokument og et liste B- eller C-dokument.

Den ansatte velger. Det gjør ikke du.

Du kan også godta en kvittering for et erstatningsdokument i begrensede tilfeller, vanligvis gyldig i 90 dager. Kvitteringer kan ikke brukes hvis jobben varer i mindre enn tre virkedager.

Hva du ikke kan gjøre når du sjekker dokumenter

Du kan ikke fortelle en ansatt hvilke dokumenter de skal ta med. Din jobb er å godta det de presenterer hvis det med rimelighet virker ekte og relaterer seg til personen.

To atferder forårsaker mesteparten av problemene:

1. Spesifisering av dokumenter. Å be om førerkort og trygdekort er ikke en nyttig instruksjon. Det er en urettferdig dokumentpraksis.
2. Overdokumentering. Å hente et permanent oppholdskort og et trygdekort når permanent oppholdskort alene er nok.

Begge faller inn under paragraf 1324b i immigrasjons- og nasjonalitetsloven og håndheves av justisdepartementets seksjon for immigrant- og arbeidstakerrettigheter. Regelen eksisterer for å stoppe diskriminering basert på statsborgerskap, og den gjelder selv når arbeidsgiveren er forsiktig snarere enn fiendtlig. Vår guide til hva amerikanske arbeidsgivere kan og ikke kan spørre om under referansesjekker dekker det samme prinsippet i ansettelsessamtalen.

Hvor lang tid har du på deg til å fylle ut skjema I-9?

Den ansatte fullfører del 1 senest på sin første arbeidsdag mot lønn. Du fullfører del 2 innen tre virkedager etter den første dagen, og den første dagen teller som dag én. En mandagsstart i en arbeidsdag fra mandag til fredag ​​betyr at del 2 forfaller innen torsdag.

Hvis virksomheten er åpen syv dager i uken, teller helger som virkedager.

Du kan ikke be noen om å fullføre del 1 før de har akseptert et jobbtilbud.

Kan du undersøke dokumenter via video?

Kun hvis du er registrert i E-Verify og har god vandel. Arbeidsgivere som ikke er registrert må undersøke originaldokumenter personlig.

Arbeidsgivere som kvalifiserer kan bruke den alternative prosedyren. Det krever en direktesendt videointeraksjon med den ansatte som har de samme dokumentene som vises i kopiene. Du må beholde tydelige kopier av begge sider av hvert dokument som undersøkes og merke skjemaet for å vise at den alternative prosedyren ble brukt. Du må også tilby den konsekvent i stedet for å velge og vrake etter nasjonalitet.

Dette er viktigere for internasjonale arbeidsgivere enn for innenlandske. Et britisk eller europeisk selskap som ansetter sin første amerikanske person har ofte ingen i landet til å foreta en personlig sjekk. Hvis du ikke er med i E-Verify, har du alternativene mellom å få en autorisert representant som opptrer på dine vegne, noe som gjør deg ansvarlig for deres feil, eller å få noen dit.

Tillegg A og tillegg B, delene folk savner

To tillegg erstattet det som tidligere var del 3, og begge fanger opp selskaper som fylte ut det opprinnelige skjemaet riktig og deretter sluttet å tenke på det.

Tillegg A er for en forbereder eller oversetter som hjalp den ansatte med å fullføre del 1.

Tillegg B håndterer reverifisering og ny ansettelse, og det er det som skaper løpende forpliktelser:

• Reverifisering. Når en ansatts midlertidige arbeidstillatelse utløper, må du bekrefte på nytt på eller før utløpsdatoen. Hvis du går glipp av datoen, har du en ansatt som jobber uten dokumentert autorisasjon.
• Ansett på nytt. Hvis en tidligere ansatt kommer tilbake innen tre år etter at det opprinnelige skjemaet ble utfylt, kan du bruke tillegg B i stedet for å starte på nytt. Etter tre år fyller du ut et nytt skjema I-9.

Det du aldri må bekrefte på nytt:

• Amerikanske statsborgere og ikke-statsborgere
• Lovlige fastboende med permanent oppholdstillatelse, inkludert et som utløper
• Ethvert identitetsdokument fra liste B

Å verifisere noen som er fritatt på nytt er ikke en harmløs ekstrakontroll. Det kan i seg selv være diskriminering i henhold til immigrasjons- og nasjonalitetsloven.

Slik retter du en feil på skjema I-9

Feil blir rettet, ikke skjult. Metoden er viktig, fordi et dårlig rettet skjema ser verre ut for en inspektør enn et urettet.

1. Trekk en enkelt linje gjennom den feilaktige informasjonen. Den må være lesbar.
2. Skriv riktig informasjon.
3. Sett initialer og dato på korreksjonen med dagens dato.

Bruk aldri korrekturlakk. Visk aldri ut. Skriv aldri tilbake. Bare den ansatte kan korrigere del 1, så en feil i del 1 går tilbake til dem i stedet for å bli rettet av HR. Arbeidsgiveren korrigerer del 2.

Dokumentert korrigering i god tro teller i din favør ved en inspeksjon. Et skjema som er ryddet opp slik at det ser urørt ut, teller ikke.

Hva er E-Verify, og er det påkrevd?

E-Verify er et nettbasert system som sammenligner informasjon fra skjema I-9 med registre fra DHS og trygdeetaten. Det kjører etter I-9, ikke i stedet for det.

I henhold til føderal lov er det frivillig for de fleste private arbeidsgivere. To ting overstyrer dette:

• Føderale kontrakter. FAR-klausul 52.222-54 krever at dekkede entreprenører registrerer seg innen 30 kalenderdager etter kontraktstildeling. Dette gjelder også for underleverandører over $3,500 for tjenester eller bygging utført i USA.
• Statslovgivning. Flere stater krever det av private arbeidsgivere uavhengig av føderale kontrakter.

Hvilke stater krever E-Verify?

Andre stater har snevrere regler som dekker offentlige entreprenører eller spesifikke bransjer, og det vedtas flere lover hvert år. Sjekk staten der den ansatte faktisk jobber, ikke hvor enheten din er registrert.

Florida er verdt å kjenne til i detalj, fordi det er et vanlig landingssted for europeiske selskaper. SB 1718 trådte i kraft 1. juli 2023 og dekker private arbeidsgivere med 25 eller flere ansatte. Bøter kan nå 1,000 dollar per dag, og tre brudd innen 24 måneder kan sette forretningslisenser i fare.

Hvordan fungerer E-Verify?

Du oppretter en sak fra det utfylte I-9-skjemaet innen den tredje virkedagen etter at den ansatte begynner å jobbe mot lønn. Systemet returnerer ett av flere resultater.

Hva er en foreløpig ikke-bekreftelse?

En avvikelse betyr at informasjonen ikke samsvarte med offentlige registre. Det betyr ikke at personen ikke kan jobbe. Vanlige årsaker er en navneendring som aldri ble rapportert, en skrivefeil eller en utdatert registrering.

Du må varsle den ansatte privat, gi dem varsel om videre tiltak og la dem bestemme om de vil bestride avgjørelsen. Hvis de bestrider avgjørelsen, har de åtte føderale virkedager fra henvisningen til å ordne opp med DHS eller SSA.

Mens en sak er under behandling, kan du ikke si opp, suspendere, redusere antall timer, holde tilbake lønn eller utsette opplæring. Tidlig handling utsetter deg for et E-Verify-brudd og et diskrimineringskrav samtidig. Bare en endelig ikke-bekreftelse gir deg grunnlag for å handle.

Hva er straffene for å få feil utfylt skjema I-9?

Brudd på papirarbeidet koster fra 288 til 2,861 dollar per skjema under inflasjonsjusteringen som ble publisert 2. januar 2025. Disse beløpene var fortsatt gjeldende i skrivende stund.

Å bevisst ansette noen uten arbeidstillatelse koster mer:

Det er regnestykket som svir. Et selskap med 100 feilaktige skjemaer ser på mellom 28 800 og 286 100 dollar før noe annet tas med i betraktning.

Hva endret seg i mars 2026

16. mars 2026 oppdaterte ICE sitt faktaark for inspeksjon av skjema I-9 og omklassifiserte mer enn ti kategorier av feil fra tekniske til vesentlige. Tekniske feil kunne rettes innen ti virkedager uten bot. Vesentlige feil kan ikke.

Feil som nå utløser en umiddelbar straff inkluderer:

• Manglende fødselsdato for ansatt
• Manglende A-nummer eller USCIS-nummer
• Gikk glipp av første arbeidsdag
• Ufullstendige dokumentdetaljer i del 2, selv der kopier ble beholdt
• Mangler i hvordan fjerneksamensprosedyren ble utført
• Manglende revisjonsspor i elektroniske I-9-systemer

Gratisløsningen for mange vanlige feil er borte. Å revidere dine egne filer før ICE ankommer er nå den eneste pålitelige måten å redusere eksponering på. En inspeksjon starter med et varsel om inspeksjon, og du får minst tre virkedager til å produsere skjemaene. Hvis det foreslås et forelegg, har du 30 kalenderdager til å be om en høring.

De fem feilene vi ser oftest

1. Behandler det som papirarbeid for lønnsleverandøren. I-9 er arbeidsgiverens juridiske forpliktelse. Et lønnsbyrå som behandler lønnsslipper gjør ikke dette for deg. Forskjellen er dekket i vår veiledning til hvordan arbeidsgiverregistreringen fungerer.
2. Å starte noen før seksjon 1 eksisterer. Fjern onboarding på tvers av tidssoner gjør dette lett å gå glipp av, og fristen flytter seg ikke.
3. Glemmer reverifisering. Det første skjemaet blir utfylt på riktig måte, utløpsdatoen havner i ingens kalender, og atten måneder senere er autorisasjonen utløpt.
4. Forveksler arbeidstillatelse med visumstatus. En ansatts visumkategori avgjør om de i det hele tatt kan jobbe. I-9-dokumentene du sjekket.
5. Bolting I-9 til en bakgrunnssjekk. Ulike prosesser, forskjellige regler. Å kjøre dem sammen har en tendens til å føre til dokumentforespørsler som ikke er tillatt. Se Regler for bakgrunnssjekk for amerikanske arbeidsgivere.

Hvem fyller ut I-9 hvis du bruker en registrert arbeidsgiver?

Den registrerte arbeidsgiveren gjør det , fordi den registrerte arbeidsgiveren er den juridiske arbeidsgiveren. Det er poenget med modellen. Den ansatte jobber for deg dag til dag, og enheten som har I-9-plikten, E-Verify-registreringen der det er nødvendig, og straffeeksponeringen er EOR.

For et selskap som ansetter sin første én eller to personer i USA , fjerner dette det vanligste feilpunktet. Det er vanligvis ingen i landet til å undersøke dokumenter personlig, og ingen følger med på tredagersklokken. Det er heller ingen grunn til at et britisk finansteam skulle vite at Georgia setter sin E-Verify-terskel til ti ansatte, eller at et permanent oppholdstillatelseskort aldri må verifiseres på nytt.