Hva er Performance Management?
Prestasjonsstyring er prosessen med å skape et arbeidsmiljø som gjør at ansatte kan yte sitt beste. Den skisserer resultatmål som stemmer overens med selskapets og ansattes mål for faglig vekst.
Et resultatstyringssystem begynner vanligvis på rekrutteringsstadiet og fortsetter gjennom hele livssyklusen til den ansatte frem til separasjon. Et effektivt ytelsesstyringssystem kan inneholde følgende komponenter:
- Utvikle klare stillingsbeskrivelser.
- Rekrutter potensielle ansatte og velg de mest kvalifiserte til å delta i intervjuer.
- Velg din mest kvalifiserte kandidat.
- Gi effektiv orientering for nye medarbeidere, tildel en mentor og integrer den nye medarbeideren i organisasjonen og dens kultur.
- Forhandle krav og prestasjonsbaserte prestasjonsstandarder, resultater og tiltak mellom den ansatte og deres direkte overordnede.
- Gi løpende coaching, tilbakemelding, opplæring og opplæring etter behov.
- Design effektive kompensasjons- og anerkjennelsessystemer som belønner ansatte for deres pågående bidrag.
- Gi salgsfremmende/karriereutviklingsmuligheter.
- Gjennomfør exit-intervjuer for å forstå hvorfor verdsatte ansatte forlater organisasjonen.
Hvorfor er det viktig for din bedrift?
Effektiv resultatstyring er avgjørende for virksomheter. Det hjelper med å samkjøre ansatte, ressurser og systemer for å møte strategiske mål. Det fungerer også som et dashbord, og gir en tidlig advarsel om potensielle problemer og lar veiledere vite når de må justere seg for å holde en virksomhet på sporet.
Med den tradisjonelle tilnærmingen til resultatstyring med halvårlige og årlige gjennomganger som blir utdaterte, ønsker mange ansatte kontinuerlige, transparente og konstruktive tilbakemeldinger. Mange ansatte mener imidlertid at ledelsen ikke har godt grep om resultatvurderinger og effektiv veiledning.
I følge en 2019-studie fra Gallup, følte bare rundt 10 prosent av amerikanske arbeidere seg engasjert etter å ha mottatt negative tilbakemeldinger på jobben. De rapporterte at halvparten av arbeidsstyrken fikk tilbakemelding fra veileder noen ganger i året eller mindre. Dessuten mener 55 prosent av arbeiderne at årlige gjennomganger ikke forbedrer ytelsen deres, ifølge en Workhuman Analytics & Research-studie fra 2019.
Fordeler med ytelsesstyring
Gjennomganger av ytelsesledelse bidrar til å justere målsettingen mellom ansatte og deres ledere. Å gi ærlige tilbakemeldinger til ansatte med jevne mellomrom hjelper ansatte med å få klarhet i ledelsens mål og forventninger.
Nylige meningsmålinger har vist at 50 % av de ansatte ikke er klare over deres eksakte rolle på arbeidsplassen, eller hvilke langsiktige eller kortsiktige mål de prøver å oppnå.
Kontinuerlig resultatstyring skaper en kontinuerlig dialog og en atmosfære av tillit, støtte og oppmuntring. Det bidrar også til å utvikle et forhold mellom ansatte og bedriften.
For selskapet (ROI)
Fra et forretningsperspektiv resulterer resultatstyring generelt i økt ytelse. Misforståelser reduseres og forvirringen reduseres.
- Performance Management identifiserer "gode" og "dårlige" utøvere.
- Øker fastholdelse av ansatte:
- Nyere studier har vist at arbeidsgivere som implementerer regelmessige tilbakemeldinger har omsetningshastigheter som er nesten 15 prosent lavere enn ansatte som ikke får tilbakemelding.
- Høy turnover kan ha innvirkning på ansattes moral og bedriftens lønnsomhet.
- Performance Management hjelper ledelsen med personalplanlegging:
- Å bestemme seg for å beholde eller avslutte.
- Identifiser muligheter for forfremmelser eller lønnshandlinger.
- Identifiser disiplinære problemer som kan oppstå.
- Ytelsesvurderinger avklarer treningsbehov:
- Forstå kompetansen til ansatte.
- Identifiser spesifikke opplæringsbehov før de har innvirkning på produktiviteten.
- La ansatte holde seg oppdatert på nye trender for sin rolle eller fremtidige roller.
For ledere/veiledere:
I en kontinuerlig resultatstyringsprosess samles det inn 360-graders tilbakemeldingsdata regelmessig, noe som lar ledere gjennomgå et mer omfattende bilde av en ansatts faktiske prestasjoner.
Nesten 90 % av HR-ledere mener at den tradisjonelle gjennomgangsprosessen ikke gir et nøyaktig bilde av en ansatts prestasjoner.
Resultatstyring slutter ikke når en resultatgjennomgang er fullført. Ledere bør ha en integrert tilnærming til ansattes læring. Ved å bruke et Performance Management-verktøy kan ledere og veiledere lage utviklingsplaner som støtter selskapets forretningsmål, ansattes mål og karriereinteresser.
For ansatte:
Når ansatte forstår at resultatstyring er ment å hjelpe deres faglige utvikling og gi dem mer kontroll over karriereutviklingen, føler de seg bemyndiget og engasjert. Ansatte er generelt i stand til å nyte en større følelse av autonomi, tillatt av en klar forståelse av deres prestasjoner i sanntid.
Ved å gjennomføre regelmessige planlagte Performance Management-møter er den ansatte klar over at lederen og virksomheten bryr seg om hva de gjør og er dedikert til å hjelpe dem med å gjøre det bedre for å komme seg videre i karrieren. I et slikt miljø er det mer sannsynlig at ansatte forblir engasjert i selskapet.
program oversikt
Effektiv ytelsesstyring blir ofte sitert som den viktigste komponenten for organisasjonssuksess, enten det er veldig viktig for ethvert selskap å sikre at det finner sted. Enten å sikre at mål nås, tidsfrister overholdes eller kvalitet opprettholdes, er det avgjørende for organisasjonens resultater å sikre at de ansatte maksimerer ytelsen.
Det er viktig å gjenkjenne og understreke sammenhengen mellom et individs prestasjoner og effekten det har på organisasjonen. Dette bidrar til å tilpasse alles mål og mål med organisasjonens og er et effektivt verktøy for motivasjon og engasjement.
For å sikre at et Performance Management-program er riktig effektivt i en virksomhet, er implementering av følgende 5 komponenter nøkkelen til suksess:
- Delt visjon– alle medlemmer av programmet bør dele den samme visjonen, og dette bør være i tråd med organisasjonens mål.
- Forventninger– Det er viktig å skissere nøyaktig hva som forventes av ansatte, da dette gir dem retning og hensikt.
- Definer høy ytelse– ofte har ansatte som mål å forbedre ytelsen, men er ikke klar over hva høy ytelse er og hvordan de kan oppnå dette.
- Motivasjon og engasjement– klart ytelsesstyring mål bør fungere som et motivasjonsverktøy for ansatte og forbedre deres engasjement. Ansatte er mer villige til å jobbe hardt når de forstår nøyaktig hva de blir bedt om og hvorfor det må gjøres.
- Eierskap og ansvar – når enkeltpersoner har fått spesifikke mål, føler de seg mer ansvarlige for arbeidet sitt og kan produsere høyere kvalitet.
30, 60 og/eller 90 dagers gjennomgang
De første 90 arbeidsdagene er utrolig viktige for både den nyansatte og arbeidsgiveren, da denne tiden kan være stressende dersom den riktige støtten ikke gis. Nye medarbeidere får i oppgave å lære helt nye produkter og systemer foran og bak, samt eventuelle sekundære verktøy som de kan bli pålagt å bruke.
For effektivt å sikre en vellykket ombordstigningsopplevelse, bør en arbeidsgiver:
- Fullfør en 30 og/eller 60-dagers uformell gjennomgang ansikt til ansikt ved å innhente og gi tilbakemelding om den ansattes funksjonstid.
- Hvordan går det generelt?
- Hva gjør den ansatte bra / hva kan forbedres?
- Sett forventninger.
- Forstå hvordan den ansatte har det med jobben de gjør for øyeblikket (dvs. glad, motivert, stresset, manglende interesse, behov for motivasjon osv.).
- Fullfør en 90-dagers gjennomgang for å fastslå ytelsen innen prøvetiden. Denne gjennomgangen bør fullføres med formell dokumentasjon fra veileder eller leder.
- Kategorier for vurdering: Arbeidskvalitet, initiativ, produktivitet og kundefokus (hvis aktuelt).
- Sett forventninger til de neste 3 til 6 månedene ved å etablere ferdigheter som skal utvikles.
- Fastslå hvilken opplæring og støtte de ansatte skal få.
Se vedlagte 30/60/90 DAGES ANSATTE YTELSESREVISJON.
Tilbakemelding i sanntid
Å gi tilbakemelding i sanntid er en mer samarbeidsprosess som bidrar til å drive høy ytelse og engasjement samtidig som den leverer målbare beregninger basert på data som lederen utviklet over tid gjennom regelmessige innsjekkinger.
- Regelmessige innsjekkinger hjelper datainnsamling basert på disse diskusjonene for å fullføre et målrettet øyeblikksbilde av ytelse.
- Noen få svært målrettede spørsmål identifiserer passende resultatmålinger og fremmer ansattes beredskap eller etterfølgerplanlegging.
- Disse møtene hjelper til med å vurdere retningen ytelsen ledes, slik at en leder kan justere eller endre mål etter behov. I hovedsak vil dette spare arbeidsgivere og ansatte fra å kaste bort tid og krefter på prosjekter eller taktikker som bare ikke fungerer.
- Ved å gi regelmessige tilbakemeldinger gjennom året, kan anmeldelser være mindre utsatt for nylig skjevhet.
Se vedlagt SANNTID TILBAKELINGS-mal.
Årlig faglig utviklingsgjennomgang
Effektive resultatgjennomganger er et springbrett for ansatte og ledelse for å identifisere og diskutere områder hvor ytelsen kan forbedres. Omtrent som 30-, 60- og 90-dagers gjennomgang; årsgjennomgangen bidrar til å gi og motta tilbakemeldinger fra både arbeidsgiver og arbeidstaker. Men med årlige gjennomganger er det en mulighet for en leder til å fordype seg ytterligere i en ansatts prestasjoner utover de første 90 dagene.
- Hvordan jobber en ansatt for å forbedre den totale organisasjonen?
- Etabler fremtidige mål og mål for de neste 12 månedene.
- Etablere utviklingsmuligheter for den ansatte, samtidig som du reflekterer over retningen virksomheten er på vei.
- Vurder en ansatts evner til å prestere i sitt nåværende miljø, eller arbeid for å utvikle et miljø der ansatte hele tiden beveger seg i en retning som gir størst mulig nytte for selskapet.
- Gjennomføring av årlige gjennomganger bidrar til å forbedre moralen og teamarbeidet i organisasjonen.
Se vedlagte ÅRLIG FAGLIG UTVIKLINGSOVERSIGT.
Viktigheten av faglig utvikling
Profesjonell utvikling refererer til videreutdanning og karrieretrening etter at en person har gått inn i arbeidsstyrken for å hjelpe dem med å utvikle nye ferdigheter, holde seg oppdatert på gjeldende trender og fremme karrieren.
Hensikten med faglig utvikling er å gi ansatte mulighet til å lære og anvende ny kunnskap og ferdigheter som kan hjelpe dem i jobben og videreføre karrieren. Med ansatte som bygger sin kompetanse og kunnskapsbase, vil virksomheten din fortsette å blomstre.
Investeringen for den ansatte og selskapet
Faglig utvikling hjelper ansatte til å fortsette å ikke bare være kompetente i yrket sitt, men også utmerke seg i det. Det bør være en pågående prosess som fortsetter gjennom en persons karriere.
Noen fordeler med faglig utvikling for ansatte inkluderer:
- Utvider den ansattes kunnskapsbase og utsetter dem for nye ideer, styrker deres kunnskap og øker deres ekspertise.
- Øk tilliten og troverdigheten i arbeidet deres.
- Holder ansatte oppdatert på bransjetrender, slik at de kan vokse i en bransje i utvikling.
Profesjonell utvikling bidrar også til å styrke ryggraden i virksomheten din, og viser seg å være en kraftig investering i bedriftens suksess.
Noen bedriftsfordeler ved å tilby faglig utvikling til ansatte inkluderer:
- Lar bedrifter beholde det beste talentet som kan bidra til innovative strategier for fortsatt suksess for virksomheten din.
- Øker ansattes moral som lar deg få tilliten til dine ansatte, og til slutt reduserer ansatteomsetningen.
- Øker de ansattes produktivitet som gir resultater og merverdi til bedriften din.
Retningslinjer for opplæring og faglig utvikling
En opplærings- og utviklingspolicy er et sett med retningslinjer og krav som gjenspeiler organisasjonens verdier og kultur og er basert på et sett med prinsipper som organisasjonen forholder seg til i sin overordnede ledelse og utvikling av arbeidsstyrken.
Denne policyen må oversette organisasjonens behov og prioriteringer til handlingsdyktige, verdiøkende, rimelige og effektive læringsløsninger. Når du utvikler en policy, kan følgende hensyn inkludere:
- Kvalifikasjonskrav for policydeltakelse
- Godkjente kurs som:
- Fagprøver og eksamensforberedende kurs
- Sertifikatprogrammer og legitimasjon
- Kurs som tilbys av akkrediterte institusjoner.
- Workshops, seminarer og konferanser
- Antall godkjent(e) fagutviklingsprogram per år.
- Maksimal kostnad for program(er) godkjent.
- Prosedyre for godkjenning
Fra ytelsesforbedringsplan (PIP) til oppsigelse
Formålet med en PIP
Å administrere en ansatts ytelse er aldri lett; men å administrere en ansatt gjennom en ytelsesforbedringsplan (PIP) til disiplinær handling kan være svært komplisert.
En ytelsesforbedringsplan (PIP) er et verktøy for å gi en medarbeider med prestasjonsmangler muligheten til å lykkes. Det kan brukes til å løse feil med å oppfylle spesifikke jobbmål eller for å forbedre atferdsrelaterte bekymringer. Med en mulighet til å forbedre ytelsen deres, samtidig som de holdes ansvarlige hvis de ikke klarer det, kan denne prosessen engasjere en ansatt på nytt samtidig som man unngår kostnader og forsinkelser forbundet med ansattes omsetning.
Når en ansatt er plassert på en PIP, bør det ikke være en selvfølge at den ansatte vil bli sagt opp. I stedet er PIP et verktøy som gjør det mulig for en arbeidsgiver og en ansatt å komme sammen og dokumentere forventninger som er knyttet til tidsbegrensede mål.
Grunnlaget for en PIP
PIP skal:
- Identifiser problemene som krever forbedring. Angi tydelig mangelen som må korrigeres og om problemet er relatert til generell ytelse eller atferd. Hvert problem bør angis separat og bør fokusere på objektive, målbare fakta.
- Forklar konkret hva den ansatte er pålagt å gjøre for å forbedre ytelsen.
- Identifisere og gi informasjon om hvordan du kan skaffe ressurser, materiell, opplæring eller coaching som den ansatte kan bruke for å møte ytelsesforventningene.
- Sett tydelig en tidsfrist for den ansatte for å vise bevis på forbedring. Beste praksis er at en PIP varer mellom 30 og 90 dager. Det er imidlertid i arbeidsgivers beste interesse å begrense lengden på PIP dersom den ansatte ikke viser tegn til bedring og må avskjediges.
Kommunisere PIP
Hvordan en leder kommuniserer til en ansatt kan bestemme mottakelighet for den ansatte til å omfavne denne prosessen. Etter å ha blitt presentert for en PIP, kan en ansatt bli fiendtlig og lite samarbeidsvillig, kanskje til og med nekte å signere PIP. Hvis dette skulle skje, sørg for å:
- Fokuser på fakta.
- Presenter informasjonen på en rolig og profesjonell måte.
- Forklar at PIP representerer arbeidsgivers gode trosinnsats for å bedre muliggjøre den ansattes prestasjoner.
En veileder bør gjennomgå PIP med den ansatte. Deretter bør den ansatte få lov til å samarbeide i planlegging og målsetting for å forbedre ytelsesmangler eller atferdsproblemer.
Overvåking av fremdrift
Når den ansatte først er plassert på en PIP, slutter ikke arbeidet her. For å unngå at dokumentet blir en død bokstav, er det viktig å overvåke fremdriften ved å:
- Gi positive eller konstruktive tilbakemeldinger med jevne mellomrom, for eksempel å planlegge ukentlige oppfølgingsmøter for å diskutere fremgang i sanntid.
- Tilbyr den ansatte treningsmuligheter eller annen assistanse i løpet av PIP-perioden.
- Gi tilstrekkelig tid til at forbedring kan skje gjennom hele avtalt periode.
- Dokumentere utfallet av PIP når perioden har gått.
Disiplinære tiltak
Hvis den ansattes ytelse ble forbedret i henhold til PIP, bør lederen rose den ansatte og fortsette å overvåke ytelsen. Men hvis ytelsen ikke ble tilstrekkelig forbedret, kan det være nødvendig med progressive disiplinære tiltak som:
- Muntlig advarsel
- Skriftlig advarsel
- Suspensjon (med eller uten lønn)
- Andre alvorlige sanksjoner som mangler oppsigelse, for eksempel degradering
- Oppsigelse
Rådfør deg med HR-teamet hos Foothold America før du setter i gang noen av tiltakene ovenfor.
Alle disiplinære handlinger må dokumenteres grundig og oppbevares i ansattes journaler. Arbeidstakeren skal få en dokumentert kopi av disiplinærtiltak som er fastsatt.
Arbeidsgivere bør legge merke til dårlige prestasjoner i et utfordrende forretningsklima. Hvis en arbeidsgiver trenger å utforske måter å redusere arbeidsstyrkeforbruket gjennom reduksjoner i arbeidsstyrken, kan oppsigelser på grunn av dårlige resultater være et alternativ for å fremme forretningsinteresser uten å ty til permisjoner eller permitteringer av topputøvere.
Som den registrerte arbeidsgiveren er Foothold America ansvarlig for de overordnede personalfunksjonene til de ansatte. Som sådan må du kontakte Foothold America HR-teamet (hr@footholdamerica.com) før implementering av en PIP eller disiplinære handlinger.
Globalt hovedkvarter
68 Harrison Avenue 6th Floor Boston, MA 02111 (617) 702-3402